機(jī)關(guān)檔案管理工作中的問(wèn)題與對(duì)策概述

丁玲

(常州市不動(dòng)產(chǎn)登記交易中心金壇分中心，江蘇 常州 213200)

引言

在檔案管理工作中提高檔案管理規(guī)范，能夠確保檔案管理質(zhì)量更高，同時(shí)也能夠符合機(jī)關(guān)單位的全面發(fā)展，機(jī)關(guān)單位的發(fā)展需要確保數(shù)據(jù)及相應(yīng)資料真實(shí)準(zhǔn)確，為機(jī)關(guān)單位的經(jīng)營(yíng)管理和決策提供重要參考依據(jù)。

一、機(jī)關(guān)單位檔案管理的主要問(wèn)題

（一）人員意識(shí)的挑戰(zhàn)

任何一個(gè)數(shù)據(jù)對(duì)機(jī)關(guān)單位而言都至關(guān)重要，無(wú)論是數(shù)字、文本、圖像還是照片、磁盤(pán)等形式，都能夠幫助機(jī)關(guān)單位做出相應(yīng)的調(diào)整。隨著機(jī)關(guān)單位的不斷發(fā)展，機(jī)關(guān)單位數(shù)據(jù)越積越多，對(duì)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)管理也非常關(guān)鍵。傳統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)主要依托于虛擬環(huán)境下數(shù)據(jù)保護(hù)，增強(qiáng)數(shù)據(jù)的備用性能。但是這種數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式容量比較小，必須依靠人工才能夠?qū)崿F(xiàn)存儲(chǔ)。檔案信息具有規(guī)模大、速度快、形式多樣且繁雜等特點(diǎn)。要想滿足的機(jī)關(guān)單位檔案管理需求，最主要的就是根據(jù)機(jī)關(guān)單位自身的實(shí)際情況，制定科學(xué)合理檔案管理策略。隨著機(jī)關(guān)單位改革力度不斷加大，機(jī)關(guān)單位檔案管理工作難度也在與日俱增。

（二）知識(shí)結(jié)構(gòu)的挑戰(zhàn)

要想在提高檔案管理的工作質(zhì)量，檔案管理人員自身需要豐富的知識(shí)儲(chǔ)備與積累，滿足現(xiàn)代檔案管理的需要。隨著國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)團(tuán)體和個(gè)人組織參與經(jīng)濟(jì)的方式發(fā)生顯著變化，檔案產(chǎn)生價(jià)值也必然有相應(yīng)的調(diào)整。現(xiàn)代機(jī)關(guān)單位檔案管理人員既需要懂、檔案等專業(yè)知識(shí)，又需要具備在計(jì)算機(jī)信息化等方面有較強(qiáng)地實(shí)操能力。如果檔案管理人員自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)停留在傳統(tǒng)的知識(shí)層面上，很容易引發(fā)工作漏洞，無(wú)法做到與時(shí)俱進(jìn)。

（三）信息保密工作的挑戰(zhàn)

在機(jī)關(guān)單位檔案管理的過(guò)程中，最主要的就是加強(qiáng)檔案管理保密工作，尤其是對(duì)檔案。很多機(jī)關(guān)單位盡管有保密工作制度，但還不夠完善，尤其是對(duì)保密制度貫徹落實(shí)不夠深入，使檔案信息的保密工作面臨巨大壓力。特別是涉及檔案信息，既沒(méi)有制定相應(yīng)的檔案管理保密規(guī)章制度，又沒(méi)有對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行特定的保密工作培訓(xùn)。同時(shí)，在信息技術(shù)發(fā)達(dá)的當(dāng)下，機(jī)關(guān)單位利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來(lái)提高檔案管理的工作效率，但同樣也會(huì)加劇檔案、數(shù)據(jù)等泄露的風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)前，很多機(jī)關(guān)單位在檔案管理上仍然使用的是傳統(tǒng)的管理方法，也缺少各種現(xiàn)代化的管理設(shè)備，導(dǎo)致機(jī)關(guān)檔案管理工作不夠準(zhǔn)確，同時(shí)還使得機(jī)關(guān)檔案的完整性、真實(shí)性受到影響。

二、提升檔案管理水平的重要策略

（一）加強(qiáng)檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)

在檔案管理認(rèn)知的過(guò)程中，機(jī)關(guān)單位一定要積極開(kāi)展多種措施，確保對(duì)檔案管理工作的重要性進(jìn)行深刻的認(rèn)識(shí)與討論，并且對(duì)檔案的有效利用和再利用問(wèn)題進(jìn)行深入分析，保證機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)與管理者能夠準(zhǔn)確意識(shí)到檔案管理工作的重要性，機(jī)關(guān)單位的管理者應(yīng)積極發(fā)揮主動(dòng)性進(jìn)行學(xué)習(xí)，同時(shí)也需要接受檔案管理方面的約束，在檔案管理時(shí)一定要認(rèn)真分清主次。檔案管理部門(mén)也必須創(chuàng)造合理?xiàng)l件，保證檔案管理工作順利展開(kāi)，促進(jìn)各部門(mén)之間的資源合作共享，為機(jī)關(guān)單位檔案管理提供數(shù)據(jù)支撐，為機(jī)關(guān)單位經(jīng)濟(jì)決策提供可行性建議，真正提高機(jī)關(guān)單位管理質(zhì)量與水平。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案管理部門(mén)的專業(yè)技術(shù)水平提升

機(jī)關(guān)單位檔案管理人員應(yīng)該根據(jù)自身的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)進(jìn)行深入分析，加強(qiáng)指導(dǎo)與培訓(xùn)，促進(jìn)檔案管理工作有效開(kāi)展，為檔案管理工作提供有效支撐。在實(shí)際培訓(xùn)時(shí)應(yīng)積極形成相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，對(duì)業(yè)務(wù)能力強(qiáng)，綜合素質(zhì)高的員工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，并鼓勵(lì)員工“一專多能”，讓所有人都能夠充分意識(shí)到檔案管理的重要作用，激發(fā)員工的工作熱情。同時(shí)，機(jī)關(guān)單位內(nèi)部相應(yīng)的監(jiān)督和管理也可以提高檔案管理工作的整體質(zhì)量，減少工作失誤，提高檔案管理成效。學(xué)會(huì)在檔案管理中使用各種先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，有效地推動(dòng)檔案管理的信息化。要做好監(jiān)督檢查工作，讓檔案工作能夠?qū)崿F(xiàn)常態(tài)化、正規(guī)化、科學(xué)化，構(gòu)建起覆蓋整個(gè)機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作信息安全保障機(jī)制，讓檔案數(shù)據(jù)與檔案管理系統(tǒng)變得更加的可靠、安全，有效地防止檔案數(shù)據(jù)的丟失、泄密以及失密問(wèn)題的出現(xiàn)。

（三）加強(qiáng)檔案管理機(jī)構(gòu)的建設(shè)

在機(jī)關(guān)單位開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，必須優(yōu)先完善檔案管理機(jī)構(gòu)的建設(shè)。因?yàn)闄n案管理的內(nèi)容非常多，只有形成合理的工作思路，建立相應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)，才能提高檔案管理的效率和水平。隨著機(jī)關(guān)單位轉(zhuǎn)型升級(jí)改革程度不斷深入，信息技術(shù)應(yīng)用日益廣泛，這也使得檔案管理工作出現(xiàn)許多問(wèn)題。在完善檔案管理機(jī)構(gòu)建設(shè)的過(guò)程中，機(jī)關(guān)單位還應(yīng)該積極結(jié)合自身的實(shí)際情況，構(gòu)建相應(yīng)的管理制度規(guī)范。同時(shí)，機(jī)關(guān)單位還應(yīng)加強(qiáng)法律政策的執(zhí)行力度，最大程度上減少違規(guī)操作的情況，確保檔案管理水平全面提高。積極完善相應(yīng)的法律法規(guī)，構(gòu)建科學(xué)合理的檔案管理制度和下設(shè)機(jī)構(gòu)，讓檔案管理工作做到有章可循，同時(shí)保證機(jī)關(guān)單位內(nèi)部縱向、橫向有效地通信和協(xié)調(diào)。

結(jié)語(yǔ)

隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，規(guī)范檔案管理，提升檔案管理水平勢(shì)在必行。為更好地增強(qiáng)機(jī)關(guān)單位檔案管理的效果，促進(jìn)機(jī)關(guān)單位內(nèi)部檔案管理升級(jí)，必須要“內(nèi)外力”相結(jié)合。依托大數(shù)據(jù)技術(shù)為“外力”推動(dòng)數(shù)據(jù)優(yōu)化與存儲(chǔ)，提高現(xiàn)代機(jī)關(guān)單位檔案管理質(zhì)量與水平；結(jié)合機(jī)關(guān)單位檔案管理實(shí)際，用“內(nèi)力”構(gòu)建特色機(jī)關(guān)單位檔案管理模式，相互促進(jìn)，提升機(jī)關(guān)單位競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。