淺議中職校學生檔案管理的問題與對策

朱 明

當代中職生正處在一個充滿競爭與變革的時代，人人都渴望擁有自己美好而亮麗的人生。同時，由于中職生閱歷和社會經(jīng)驗的局限，往往對自我和社會缺乏全面的認識，導致在就業(yè)的過程中會產(chǎn)生迷茫與困惑。如何在就業(yè)大軍的夾縫中占有一席之地，實現(xiàn)順利就業(yè)，形成學校、用人單位和畢業(yè)生三方多贏的局面，除了職業(yè)學校要切實抓好內(nèi)涵建設(shè)，畢業(yè)生自身的不懈努力之外，中職學校的學生檔案作為畢業(yè)生的一項重要憑證，也有著不可替代的作用。

學生檔案是學生在校期間政治思想品德、學習和社會生活等方面的真實記錄。它是學生家庭社會關(guān)系、經(jīng)濟狀況的主要原始材料，也是學生就業(yè)及用人單位在錄用、接收畢業(yè)生時的重要參考依據(jù)。因此，做好中職學校學生檔案管理工作，對于準確、完整地提供學生信息，促進學生就業(yè)，有著十分重要的現(xiàn)實意義。

一、中職學校學生檔案管理存在的問題

(一)對學生檔案管理的認識不到位，思想上存在偏頗。學生檔案是學校學生管理的一個分支，但是，學校往往只重視教學和其他門類及載體的檔案工作，對于學生檔案工作的重要性沒有認識到位，沒有將學生檔案管理工作提到重要議事日程，在檔案管理二級機構(gòu)中沒有配備專職人員，沒有進行必要的檢查、監(jiān)督和指導。總認為學生畢業(yè)了，與學校就沒有關(guān)系了。這樣一來，從事學生檔案管理的部門和工作人員思想上會有所懈怠，工作中也缺乏積極性、主動性和創(chuàng)造性，使得學生檔案管理工作沒有創(chuàng)新。不見起色。

(二)學生檔案的收集整理不規(guī)范、不完整。《江蘇省職業(yè)學校學生管理規(guī)范》中對學生個人檔案的歸檔內(nèi)容有明確的規(guī)定，即使這樣，我們的學生檔案管理還是采取以前的老辦法，按部就班。學生檔案中存在著班主任鑒定千篇一律、材料缺失、內(nèi)容單一、信息量不足等方面的問題。檔案工作人員在收集整理歸檔材料時，僅限于學籍表、學生登記表、成績記載表、畢業(yè)生登記表及入黨、入團等方面的材料，而忽略了能夠全面反映學生專業(yè)技術(shù)水平、實踐能力以及創(chuàng)新能力的材料，使得用人單位難以全面掌握和了解畢業(yè)生的綜合素質(zhì)。用人單位在查看學生檔案時，更多的是希望能從中獲悉畢業(yè)生是否具有從業(yè)需要的知識和技能，是否具有良好的職業(yè)適應(yīng)能力和開拓、進取、創(chuàng)新的精神；是否具有吃苦耐勞的精神、腳踏實地的作風、強烈的事業(yè)和責任感。而當前的檔案中往往缺少這些記載，即使有，也缺乏個性特征，與用人單位的期望值相距甚遠。

(三)管理模式落后，技術(shù)陳舊?，F(xiàn)在學校里的文書檔案、教學檔案、會計檔案、人事檔案等都已實現(xiàn)了計算機管理，檔案電子化、信息化日趨成熟。而我們的學生管理檔案還是采取原始的、傳統(tǒng)的模式，其管理體制、管理模式以及技術(shù)手段都明顯滯后，不符合時代的要求，也給檔案利用工作帶來了諸多不便。

(四)學生檔案功效發(fā)揮不夠。目前，學生檔案在畢業(yè)時大都是由人才交流中心或由學校自行保管。這樣一來，學生檔案整天躺在檔案柜里睡大覺，檔案的憑證和參考作用就得不到有效發(fā)揮。

由于學生在最后一學期面臨就業(yè)問題，多數(shù)時間花在了找工作上，他們不急于提取檔案，這樣用人單位也就不能及時掌握畢業(yè)生的材料。為了找到適合自己的崗位，畢業(yè)生會挖空心思，在自我推薦材料上濃墨重彩，甚至于提供虛假信息，蒙蔽用人單位，而用人單位有時為了用工需要，也會招收、錄用一些紙上談兵的學生。一旦發(fā)現(xiàn)有出入，用人單位和學生之間的協(xié)議要解除，還要影響到用人單位和學校的長期合作，最終影響到學生的就業(yè)問題。

二、中職學校學生檔案管理的對策與措施

(一)提高檔案意識，創(chuàng)新管理理念。對于職業(yè)教育，當前正面臨著前所未有的發(fā)展機遇。黨的十七大報告中指出，要大力發(fā)展職業(yè)教育。溫家寶總理也提出，職業(yè)教育就是就業(yè)教育，是面向人人，面向社會的教育，要大力發(fā)展。這無疑給我們這些學生檔案管理工作人員注入了新的活力。這就要求我們也要融入到學校的教育教學工作中去，融入到學生管理工作中去。以更加積極的姿態(tài)，創(chuàng)新管理理念，把教書育人、服務(wù)育人、管理育人和學生就業(yè)緊密結(jié)合起來，把學生檔案管理與學生職業(yè)生涯發(fā)展緊密結(jié)合起來。

(二)加強學生檔案的規(guī)范管理，不斷豐富和完善檔案內(nèi)容。要像重視其他門類的檔案一樣重視學生檔案。一方面，要樹立現(xiàn)代化的管理思想，加強檔案意識與法律意識；另一方面，要制定統(tǒng)一的標準，完善管理制度。在收集整理、檢查核對、鑒別歸檔、保管保密、轉(zhuǎn)遞移交等各個程序都有明確的管理職責、規(guī)章制度，做到有章可循、按章辦事。

(三)運用現(xiàn)代化管理手段，提高學生檔案管理水平。隨著信息化社會的發(fā)展，電子檔案被廣泛運用于各個領(lǐng)域。學生檔案管理也應(yīng)像其他門類的檔案一樣，運用計算機進行管理。把檔案內(nèi)容輸入計算機，定期進行數(shù)據(jù)維護。為保護檔案內(nèi)容的安全，可進行加密處理。而在利用時，也可采取必要的技術(shù)措施，加以監(jiān)控和限制，防止重要信息被惡意侵害，確保學生檔案的完整性和真實性。

(四)變被動服務(wù)為主動服務(wù)。在當下嚴峻的就業(yè)形勢面前，學生檔案管理依舊沿襲過去用人單位或畢業(yè)生憑單位介紹信提取檔案的做法顯然不能適應(yīng)時代的要求和市場的需要。學生檔案管理部門工作人員可積極參與到學生就業(yè)部門的工作中去，配合就業(yè)部門做好學生的就業(yè)服務(wù)工作；和人才市場、用人單位之間互通有無；和用人單位及時取得聯(lián)系，掌握用工需求；了解學生在單位的表現(xiàn)，做好畢業(yè)生信息反饋工作。以此來不斷豐富和完善學生管理檔案的內(nèi)容，充分體現(xiàn)職業(yè)學校以就業(yè)為導向過程中的“以人為本”，強調(diào)人與環(huán)境的協(xié)調(diào)與互動，這也與時代和社會發(fā)展的要求相吻合。