高校二級學(xué)院辦公室管理工作淺議

趙亞敏

【摘 要】本文闡述了高校二級學(xué)院辦公室管理工作的性質(zhì)及特點,并就新時期如何做好高校二級學(xué)院辦公室管理工作進(jìn)行了探討。

【關(guān)鍵詞】高校 二級學(xué)院 辦公室管理工作

【中途分類號】G647【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A【文章編號】1673-8209(2009)11-0-01

高校二級學(xué)院是高校的基層教學(xué)單位,學(xué)院辦公室則是高?；鶎泳C合事務(wù)處理部門,起著溝通上下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外的中心樞紐作用。其工作的好壞,直接影響著高校的發(fā)展,是高校工作效率能否全面提高的關(guān)鍵因素。因此,必須努力改進(jìn)高校二級學(xué)院辦公室的管理工作,使之對高校建設(shè)和發(fā)展做出更大貢獻(xiàn)。

1 高校二級學(xué)院辦公室管理工作的性質(zhì)及特點

1.1 綜合性

學(xué)院辦公室工作涉及面廣,頭緒多,具有綜合性強的特點。具體表現(xiàn)在:工作的來源既有本學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)交給的工作,又有上級各主管部門下達(dá)的任務(wù);工作范圍涉及本單位及協(xié)調(diào)外單位;工作內(nèi)容既有專業(yè)性較強的工作,又有一般事物性工作;服務(wù)的對象既有學(xué)生又有教師。由此可見,學(xué)院辦公室的工作涉及到學(xué)校的各個方面。所以,學(xué)院辦公室工作人員都需身兼數(shù)職。

1.2 協(xié)調(diào)性

可以說,綜合協(xié)調(diào)職能貫穿于高校學(xué)院辦公室工作的全過程,它主要包含了以下幾個方面的內(nèi)容:

1)信息協(xié)調(diào)。高校學(xué)院辦公室是學(xué)院的窗口,通過信息的收集、處理、傳遞,使學(xué)院內(nèi)部各部門之間、學(xué)院與校內(nèi)其他單位及校外之間的信息溝通順利進(jìn)行。

2)關(guān)系協(xié)調(diào)。關(guān)系協(xié)調(diào)的目的是調(diào)整和改善各種關(guān)系,由于分工不同和人員思想差異等原因,在行政工作中難免會有矛盾出現(xiàn),辦公室的職能是調(diào)整和改善這些關(guān)系,避免或減少各種摩擦,創(chuàng)造良好的工作氛圍,培養(yǎng)團結(jié)協(xié)作的精神。

1.3 輔助性和服務(wù)性

學(xué)院辦公室的工作具有輔助性和服務(wù)性的雙重屬性。從辦公室工作任務(wù)來看,其內(nèi)容到方式,是根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作的需要來確定的,不具有行使權(quán)力的性質(zhì),都是輔助和服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)工作的;其次,從辦公室工作的機構(gòu)的性質(zhì)上看,辦公室工作都是圍繞領(lǐng)導(dǎo)的工作辦文、辦公、辦事的,是為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)參謀助手的,是辦事部門,,不是職能部門,更不是權(quán)力部門。第三,從辦公室工作的指導(dǎo)思想上看,辦公室工作要圍繞黨的總目標(biāo)、總?cè)蝿?wù),為本級直接領(lǐng)導(dǎo)服務(wù),為相關(guān)的各級領(lǐng)導(dǎo)服務(wù),為人民群眾服務(wù)。

2 改進(jìn)高校二級學(xué)院辦公室管理工作的有效途徑

2.1 加強隊伍建設(shè),提高人員綜合素質(zhì)

1)提高政治素質(zhì)。高校是培養(yǎng)社會主義建設(shè)者和接班人的主要陣地。辦公室工作政策性強、責(zé)任大等特點,決定了辦公室人員必須具備較高的思想政治水平、較強的政治洞察力和政治敏銳性,方能在大是大非問題上堅定立場,在事關(guān)全局的問題上頭腦清醒,抵御各種風(fēng)險,應(yīng)對各種復(fù)雜局面,經(jīng)受各種考驗。因此, 辦公室人員必須努力加強政治理論學(xué)習(xí), 不斷提高理論政策水平,以避免出現(xiàn)政策性錯誤。

2)提高業(yè)務(wù)水平。學(xué)院辦公室是二級教學(xué)單位的綜合辦事部門,它所辦理的事務(wù)紛繁復(fù)雜,既有常規(guī)性、連貫性的日常事務(wù),又有突發(fā)性、臨時性的偶發(fā)事件。由于辦公室處于學(xué)院的中樞位置,辦公室人員如果沒有過硬的業(yè)務(wù)水平和辦事能力,是無法勝任的。所以,要做好學(xué)院辦公室工作,就必須不斷的實踐創(chuàng)新,總結(jié)經(jīng)驗,不斷進(jìn)步。

3)必須具備寬闊的胸襟和團結(jié)合作精神。學(xué)院辦公室的每個工作人員雖說都有各自負(fù)責(zé)的方向,但由于辦公室所辦事務(wù)牽涉面廣,涉及人員多,許多事情是需要許多人共同參與、團結(jié)合作才能完成。每個人的想法和做法不同,大家難免會有不同意見。因此,辦公室人員必須具備寬闊的胸襟和團結(jié)合作精神,從整體工作出發(fā),以高質(zhì)量完成工作為著眼點,在寬松、平和的心態(tài)下,創(chuàng)造安定團結(jié)的工作環(huán)境和謙虛和諧的工作氛圍,與同事一起來共同完成工作,共同進(jìn)步、共同提高。

2.2 轉(zhuǎn)換思維方式:由參與主導(dǎo)型向參謀主導(dǎo)型轉(zhuǎn)變

從被動辦理事務(wù)到主動參與管理服務(wù),將被動應(yīng)付思維定式和思維習(xí)慣轉(zhuǎn)換成強化工作計劃式。領(lǐng)導(dǎo)工作的主要任務(wù)是了解和掌握本單位的情況,根據(jù)上級的指示精神,制定方案,指導(dǎo)全局工作。要做出科學(xué)的決定決策,就應(yīng)當(dāng)取得第一手資料,掌握決策所需的信息。但是,領(lǐng)導(dǎo)的精力和時間畢竟有限,不可能也沒必要事必躬親。這就要求作為直接協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策的辦公室人員,圍繞中心工作,積極為領(lǐng)導(dǎo)出主意、想辦法,主動發(fā)揮參謀助手的作用,經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)提供全面、真實、準(zhǔn)確、可靠的信息和建設(shè)性意見,保證決策的科學(xué)性。因此,辦公室的每一位工作人員就要在辦文、辦會、辦事的日常性工作中,主動研究學(xué)校各個時期的動向性問題,針對領(lǐng)導(dǎo)工作需要,積極提供建設(shè)性意見和工作措施等建議;在領(lǐng)導(dǎo)決策之前,加強調(diào)查研究,為領(lǐng)導(dǎo)提供真實、準(zhǔn)確、詳細(xì)、全面的情況及切實可行的參考意見和預(yù)案;逐步做到“雨前送傘”、“雪中送炭”,變被動服務(wù)為主動服務(wù),由參與主導(dǎo)型向參謀主導(dǎo)型轉(zhuǎn)變,發(fā)揮辦公室工作人員的參謀助手作用。

2.3 增強協(xié)調(diào)能力,構(gòu)建和諧辦公環(huán)境

協(xié)調(diào)能力包括內(nèi)部協(xié)調(diào)能力和外部協(xié)調(diào)能力。

1)內(nèi)部協(xié)調(diào)也叫橫向協(xié)調(diào)。學(xué)院辦公室工作千頭萬緒,主要可分為常規(guī)性工作和突發(fā)、應(yīng)急的實務(wù)性工作,其主要辦公室人員有辦公室主任、教務(wù)秘書、行政秘書、教務(wù)員等。由于分工不同,各自的職責(zé)也不同。因此,協(xié)調(diào)好辦公室人員之間的關(guān)系,最大限度地發(fā)揮每個人的聰明才智,是學(xué)院辦公室進(jìn)行內(nèi)部協(xié)調(diào)的首要任務(wù)。其次,辦公室人員自身應(yīng)加強內(nèi)部的團結(jié)協(xié)作意識,同心同德,以誠待人。時刻銘記江澤民同志關(guān)于“自重、自省、自警、自勵”的教導(dǎo),做到忙而不亂,雜而有序,確保辦公室工作在一種和諧、融洽、朝氣蓬勃的內(nèi)部環(huán)境中順利進(jìn)行。

2)外部協(xié)調(diào)也叫縱向協(xié)調(diào)。隨著高校教育體制改革的深化以及利益格局的多樣化,各方面的矛盾越來越多。學(xué)院辦公室的重要職能之一就是在自身的職權(quán)范圍內(nèi),協(xié)調(diào)本部門與學(xué)校各部門之間錯綜復(fù)雜的關(guān)系。首先,辦公室工作人員要熟悉學(xué)校教學(xué)、科研、管理等情況,了解各部門的具體工作和業(yè)務(wù),避免在協(xié)調(diào)工作時因主觀盲目性而引起的矛盾和摩擦。其次,辦公室人員要具備一定的語言溝通能力和協(xié)調(diào)能力,能夠在工作中科學(xué)地、巧妙地與各部門人員進(jìn)行溝通和交流,達(dá)到事半功倍的良好效果。再次,在工作中遇到矛盾時,要擺正自身的態(tài)度,充分掌握情感在協(xié)調(diào)藝術(shù)中的作用,采取換位思考的方法,尊重和理解他人的困難,認(rèn)真聽取對方的意見和建議,及時遏制矛盾的公開化和擴大化,構(gòu)建平等、協(xié)作、和諧的辦公室工作環(huán)境。

3 結(jié)束語

總之,隨著我國高等教育改革與發(fā)展步伐的不斷加快,作為高校二級學(xué)院辦公室工作人員,要不斷解放思想、更新觀

念,努力提高學(xué)院辦公室管理工作的效率和水平,使之更好地為學(xué)校的教學(xué)、科研和廣大師生員工服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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