如何提高重大建設(shè)項(xiàng)目檔案的案卷質(zhì)量

易 萍

【摘 要】重大建設(shè)項(xiàng)目檔案包括從重大建設(shè)項(xiàng)目(工程)的提出、立項(xiàng)、審批、勘察設(shè)計(jì)、施工、生產(chǎn)準(zhǔn)備到竣工投產(chǎn)(使用)的全過程中形成的應(yīng)歸檔保存的文件資料。 本文通過對(duì)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案在完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性三方面存在問題的分析,進(jìn)一步提出了提高建設(shè)項(xiàng)目檔案案卷質(zhì)量的主要措施及對(duì)策,從而使工程檔案在今后的工作中得到充分地開發(fā)和利用。

【關(guān)鍵詞】建設(shè)項(xiàng)目 檔案 案卷質(zhì)量

【中途分類號(hào)】G271【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A【文章編號(hào)】1673-8209(2009)11-0-01

1 引言

重大建設(shè)項(xiàng)目是國家和地方從國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的全局出發(fā),根據(jù)國家和地方財(cái)力情況以及基本建設(shè)的總體布局,合理確定進(jìn)行重點(diǎn)建設(shè)的行業(yè)和骨干項(xiàng)目,在我國現(xiàn)代化建設(shè)中具有重要地位。重大建設(shè)項(xiàng)目檔案質(zhì)量是建設(shè)工程項(xiàng)目質(zhì)量的重要組成部分,對(duì)工程項(xiàng)目建成使用后的管理、維護(hù)、改造具有非常重要的意義。

2 重大建設(shè)項(xiàng)目檔案案卷質(zhì)量在以下幾個(gè)方面存在的問題及原因

2.1 完整性方面

建設(shè)工程項(xiàng)目檔案在完整性方面存在著下列問題:一是工程質(zhì)量保證材料不全,主材試驗(yàn)報(bào)告提供的內(nèi)容及數(shù)量達(dá)不到要求。二是有的缺隱蔽工程記錄、工程質(zhì)量檢查記錄、產(chǎn)品出廠合格證等。三是簽章手續(xù)不全,有的工程施工技術(shù)人員沒簽字,竣工圖沒蓋章等,這些現(xiàn)象都會(huì)給工程竣工后的使用造成隱患。

2.2 準(zhǔn)確性方面

在實(shí)際工作中,常常造成檔案的不準(zhǔn)確性有以下幾點(diǎn):有的工程試驗(yàn)報(bào)告前后日期對(duì)照不上,有的工程專業(yè)歸類不準(zhǔn)確。特別是由于項(xiàng)目復(fù)雜,涉及多套裝置或單元同時(shí)進(jìn)行,工期緊,在一切為了進(jìn)度的前提下,出現(xiàn)了大量的設(shè)計(jì)變更等,這些現(xiàn)象會(huì)給以后的利用造成很大的危害。

2.3 系統(tǒng)性方面

由于施工單位的資料人員未經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn),又沒有工程檔案管理工作經(jīng)驗(yàn),在組卷時(shí)常發(fā)生以下現(xiàn)象:有的建設(shè)項(xiàng)目工程科技文件材料沒有按依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(jì)、工程施工、工程竣工驗(yàn)收等順序排列;有的管理性科技文件材料沒有按問題、時(shí)間或重要程序排列等。這樣必然造成檔案組卷混亂,給以后利用查閱帶來不便。

3 提高重大建設(shè)項(xiàng)目檔案案卷質(zhì)量的主要措施及對(duì)策

3.1 建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度,保證工程竣工文件完整、準(zhǔn)確,是提高項(xiàng)目檔案案卷質(zhì)量的基礎(chǔ)

3.1.1 各施工、監(jiān)理單位必須制定各項(xiàng)管理制度,將檔案工作的各項(xiàng)要求以及施工、監(jiān)理文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作納入各項(xiàng)管理制度和考核范圍中。

項(xiàng)目檔案的案卷質(zhì)量應(yīng)與有關(guān)工程技術(shù)人員的崗位職責(zé)掛鉤,責(zé)任落實(shí)到人。

3.1.2 建立工地檔案室,推進(jìn)預(yù)立卷制度。文件材料內(nèi)容填寫齊全并經(jīng)有關(guān)人員簽證完畢后,既移送檔案人員進(jìn)行預(yù)立卷,并統(tǒng)一存放于工地檔案室,以保證檔案的完整與安全。

3.1.3 建立健全檔案資料保證金制度。

為保證能夠有效控制工程質(zhì)量,不少建設(shè)單位采取收“質(zhì)量保證金”的做法,即在招標(biāo)合同文件中就明確將大約占工程款5%左右的費(fèi)用作為“質(zhì)保金”,工程質(zhì)量(包括檔案資料質(zhì)量)不符合要求,則不予計(jì)量支付,并及時(shí)將招標(biāo)合同文件下發(fā)到各職能部門和施工單位貫徹執(zhí)行。

3.2 檔案工作與工程進(jìn)度同步進(jìn)行,保證工程竣工文件完整、準(zhǔn)確,是提高項(xiàng)目檔案的案卷質(zhì)量的關(guān)鍵

3.2.1 歸檔工作首先從項(xiàng)目工程的初期階段抓起。

自工程立項(xiàng)開始,項(xiàng)目法人(建設(shè)單位)就將檔案工作作為工程建設(shè)的重要組成部分列入議事日程,著手開展文件材料的收集、積累和整理工作。

3.2.2 檔案員提前介入,搞好宣傳,實(shí)現(xiàn)檔案與工程進(jìn)度“三同步”。

檔案員應(yīng)在工程開工初期主動(dòng)進(jìn)入工地,向施工管理人員頒發(fā)《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔要求和檔案整理規(guī)范》,對(duì)施工單位檔案的編制提供實(shí)質(zhì)性指導(dǎo)。與此同時(shí),還要積極爭取領(lǐng)導(dǎo)的支持,要求施工單位實(shí)行檔案與工程進(jìn)度“三同步”:一是在布置施工任務(wù)的同時(shí)布置檔案的編制工作;二是檔案形成積累和施工進(jìn)度同步;三是工程驗(yàn)收交接和檔案交接同步。

3.2.3 檔案人員參加重要設(shè)備的開箱驗(yàn)收。

當(dāng)設(shè)備運(yùn)到工地后,檔案人員接到工程管理部門的通知,應(yīng)主動(dòng)到現(xiàn)場(chǎng)參加設(shè)備開箱,和施工單位人員根據(jù)隨機(jī)文件的裝箱清單,一一對(duì)照設(shè)備驗(yàn)收歸檔,并填寫《重大建設(shè)項(xiàng)目設(shè)備開箱驗(yàn)收記錄》。

3.2.4 檔案人員參加建設(shè)工程項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收。

2006年國家檔案局、國家發(fā)展和改革委員會(huì)聯(lián)合印發(fā)了《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》明確規(guī)定建設(shè)項(xiàng)目必須要經(jīng)過檔案驗(yàn)收,才能進(jìn)行通過竣工驗(yàn)收。

3.3 加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目工程監(jiān)理,實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理,提高檔案隊(duì)伍素質(zhì),是進(jìn)一步提高項(xiàng)目檔案的案卷質(zhì)量的保障

3.3.1 項(xiàng)目工程監(jiān)理嚴(yán)把技術(shù)審核關(guān)。為確保建設(shè)工程質(zhì)量,通常重大項(xiàng)目建設(shè)單位實(shí)行的是“兩級(jí)監(jiān)理”、“三級(jí)質(zhì)?！斌w系。工程監(jiān)理在對(duì)工程投資、進(jìn)度、質(zhì)量進(jìn)行重點(diǎn)控制的同時(shí)對(duì)工程檔案實(shí)行嚴(yán)格的監(jiān)督,是對(duì)檔案工作進(jìn)一步規(guī)范化管理的促進(jìn)。

3.3.2 全面加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)工作。規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理是實(shí)施現(xiàn)代化管理的重要保證,建立統(tǒng)一規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的組卷、著錄、標(biāo)引體系,是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)。

3.3.3 加強(qiáng)教育培訓(xùn),培養(yǎng)復(fù)合型項(xiàng)目檔案管理人才。新時(shí)代檔案管理人才應(yīng)是復(fù)合型的人才,檔案人員要提高自身吸收消化和運(yùn)用新知識(shí)的能力,以及結(jié)合本單位的實(shí)際情況研究對(duì)策,提高解決問題的能力,努力使自己成為懂工程,精業(yè)務(wù),善協(xié)調(diào),能指導(dǎo)的復(fù)合型項(xiàng)目檔案管理人才,為項(xiàng)目檔案管理提供智力支持。

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