推進(jìn)電視臺(tái)辦公自動(dòng)化建設(shè)

建設(shè)節(jié)約型社會(huì)是黨中央、國(guó)務(wù)院做出的一項(xiàng)重大戰(zhàn)略決策。為積極響應(yīng)黨中央、國(guó)務(wù)院的號(hào)召，內(nèi)蒙古電視臺(tái)專(zhuān)門(mén)召開(kāi)臺(tái)務(wù)擴(kuò)大會(huì)議，就此項(xiàng)工作做出安排部署，要求全臺(tái)深入開(kāi)展節(jié)約型單位創(chuàng)建活動(dòng)，以節(jié)約資源、降低辦公成本為核心，加強(qiáng)日常管理、落實(shí)規(guī)章制度為重點(diǎn)，建立長(zhǎng)效機(jī)制、提高辦公資源使用效益為目標(biāo)，綜合運(yùn)用各種手段，確保創(chuàng)建活動(dòng)有序開(kāi)展。

具體到辦公室，加強(qiáng)辦公經(jīng)費(fèi)和辦公用品的管理，提高辦公自動(dòng)化設(shè)備效能，切實(shí)降低辦公設(shè)備消耗，無(wú)疑成為深入開(kāi)展節(jié)約型單位創(chuàng)建工作的重點(diǎn)。

建立全臺(tái)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的初步設(shè)想。

對(duì)于人員多、部門(mén)多、業(yè)務(wù)種類(lèi)多的電視臺(tái)而言，建立一套完善的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)不是一蹴而就的事情，只能結(jié)合自身工作實(shí)際，提出建立以規(guī)范辦文辦事制度為基礎(chǔ)的文檔管理自動(dòng)化系統(tǒng)的初步設(shè)想，以推進(jìn)全臺(tái)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)。

內(nèi)蒙古電視臺(tái)文檔管理自動(dòng)化系統(tǒng)的特點(diǎn)。該系統(tǒng)設(shè)計(jì)主要體現(xiàn)“文檔一體、隨辦隨歸、方便快捷、為我所用”的特點(diǎn)，可分為登錄系統(tǒng)、公文錄入、公文處理、公文檢索、統(tǒng)計(jì)打印、實(shí)物檔案和系統(tǒng)設(shè)置等七個(gè)模塊。其中，公文檔案分為外來(lái)公文、臺(tái)內(nèi)公文和臺(tái)內(nèi)請(qǐng)示三個(gè)種類(lèi);實(shí)物檔案分為照片、證書(shū)和實(shí)物(獎(jiǎng)杯、字畫(huà)等)三個(gè)種類(lèi)。該系統(tǒng)還可將文檔按照問(wèn)題，即宣傳、技術(shù)、行政、產(chǎn)業(yè)經(jīng)營(yíng)和黨群等五個(gè)方面進(jìn)行分類(lèi)。該系統(tǒng)使各種文檔實(shí)現(xiàn)電子化，通過(guò)電子文件柜的形式實(shí)現(xiàn)文檔的保管，按權(quán)限進(jìn)行使用和共享。每一位員工均可根據(jù)權(quán)限許可范圍，在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)，通過(guò)點(diǎn)擊界面上的相關(guān)模塊，立刻查找到所需公文或?qū)嵨餀n案的具體內(nèi)容、存放位置以及臺(tái)內(nèi)各項(xiàng)規(guī)章制度。該系統(tǒng)的使用方便快捷、一目了然，不僅避免了傳統(tǒng)檔案管理的繁瑣程序和年底統(tǒng)一整理歸檔的費(fèi)時(shí)費(fèi)力，更重要的是使臺(tái)內(nèi)辦文辦事制度更加規(guī)范、科學(xué)、系統(tǒng)，使辦公室的綜合協(xié)調(diào)職能和服務(wù)作用得以充分發(fā)揮。

該系統(tǒng)一經(jīng)創(chuàng)建成功，其功能還可根據(jù)需要進(jìn)一步拓展。隨著不斷發(fā)展和完善，該系統(tǒng)將逐步發(fā)展成為真正意義上的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。

規(guī)范與系統(tǒng)相適應(yīng)的辦文辦事流程。要想使上述系統(tǒng)充分發(fā)揮其作用，就必須進(jìn)一步規(guī)范全臺(tái)的辦文辦事流程。所有公文均需經(jīng)辦公室文秘檔案科進(jìn)行流轉(zhuǎn)。文秘檔案科針對(duì)外來(lái)公文、臺(tái)內(nèi)公文和臺(tái)內(nèi)請(qǐng)示分別設(shè)計(jì)3種相應(yīng)的電子批示單。

外來(lái)公文簽收、登記后，由機(jī)要秘書(shū)將文件(密級(jí)文件除外)原文全部掃描到系統(tǒng)中，可直接分發(fā)的，通過(guò)系統(tǒng)下發(fā)到相關(guān)部門(mén)頻道;需要領(lǐng)導(dǎo)擬辦、傳閱、批辦的，填寫(xiě)電子“外來(lái)公文批示單”通過(guò)系統(tǒng)傳呈臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)批閱，之后將批閱結(jié)果傳送至承辦部門(mén)頻道;需要督辦的文檔，建立電子督辦檔案后由系統(tǒng)在設(shè)定好的督辦日期發(fā)出提示信息，以確保按期完成督辦事項(xiàng)。

臺(tái)內(nèi)公文一律通過(guò)系統(tǒng)統(tǒng)一發(fā)布，各位臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)、各部門(mén)頻道相關(guān)負(fù)責(zé)人須每天在固定時(shí)間到指定模塊收取最新發(fā)布的公文，根據(jù)公文要求及時(shí)閱處、傳達(dá)，并按時(shí)完成交辦、批辦的事項(xiàng)。工作辦理完畢后，部門(mén)頻道負(fù)責(zé)同志應(yīng)及時(shí)通過(guò)系統(tǒng)設(shè)置反饋辦理結(jié)果。

在系統(tǒng)中占據(jù)空間最大的其實(shí)是“臺(tái)內(nèi)請(qǐng)示”，而這項(xiàng)內(nèi)容也是與臺(tái)內(nèi)工作最密切相關(guān)、最為重要、最有價(jià)值的一部分。臺(tái)內(nèi)各部門(mén)、頻道需呈送上級(jí)機(jī)關(guān)或臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)批示的文件，先要由文秘檔案科對(duì)內(nèi)容、格式等進(jìn)行把關(guān)，部門(mén)修改后，再由文秘檔案科填寫(xiě)電子“臺(tái)內(nèi)請(qǐng)示批示單”通過(guò)系統(tǒng)傳呈臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)批閱，“臺(tái)內(nèi)請(qǐng)示批示單”設(shè)有呈送單位、呈送單位聯(lián)系人(一般為部門(mén)一把手)、聯(lián)系電話、呈送臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)、領(lǐng)導(dǎo)批示、辦理結(jié)果和辦結(jié)時(shí)間等項(xiàng)內(nèi)容。領(lǐng)導(dǎo)批示后，由秘書(shū)科將批復(fù)通過(guò)系統(tǒng)返還部門(mén)，并建立電子檔案，以方便查詢(xún)。如臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)請(qǐng)示內(nèi)容有疑問(wèn)或想了解具體情況，由文秘檔案科向呈送單位聯(lián)系人了解情況或約其向臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)另行匯報(bào)。一般在文件辦結(jié)后的一到兩天內(nèi)，所有員工即可通過(guò)自己的權(quán)限登錄系統(tǒng)，全盤(pán)了解臺(tái)內(nèi)各項(xiàng)工作進(jìn)展和近期重大事項(xiàng)通告及決定。

(作者單位:內(nèi)蒙古電視臺(tái))