菜鳥學(xué)Ｏｆｆｉｃｅ“有模有樣”的Ｗｏｒｄ文檔輕松做

沒有規(guī)矩不成方圓，對于“Word”文檔也同樣適用，符合“規(guī)矩”的文檔不僅便于瀏覽，同時也更加美觀。另外如果要將文檔打印或編訂的話，符合規(guī)范就顯得更加重要了。但千萬不要以為制作出符合規(guī)范的“Word”文檔就非常困難，其實只要掌握一些設(shè)定的小技巧，玩轉(zhuǎn)“Word”也可以非常輕松。

本期內(nèi)容，筆者先給大家講解一些“模范”“Word”文檔的關(guān)鍵屬性，其實只要三部分就可以了，這就是頁面的整體設(shè)定(方便打印和后期裝訂)、文字內(nèi)容樣式和段落的調(diào)整以及增添頁眉頁腳和其他頁面美化設(shè)置。(下面的操作以Word2007為例)

兵馬未動糧草先行：設(shè)定頁面

頁面設(shè)置包含了紙張和頁面邊距等設(shè)置。它可以對Word文檔整體進(jìn)行設(shè)置，從而保證了頁面間的一致性和規(guī)范性。

STEP1啟動“Word”后轉(zhuǎn)入到頁面布局選項卡。

STEP2點擊頁面設(shè)置右側(cè)的小圖標(biāo)后進(jìn)入到頁面設(shè)置窗口，這里可以根據(jù)需要選擇紙張方向以及裝訂線位置和預(yù)留寬度。

STEP3轉(zhuǎn)入到紙張選項卡就可以設(shè)定打印紙張了，在紙張大小的下拉菜單中根據(jù)打印紙的實際情況選擇即可。如所有頁面都將使用同樣尺寸的紙張打印的話，可以在應(yīng)用于內(nèi)選擇“整篇文檔”。

STEP4在版式選項卡中可以對頁眉頁腳進(jìn)行奇偶調(diào)節(jié)，如果首頁要作為封面的話，就要選中“首頁不同”了，另外在這里還可以根據(jù)需要適當(dāng)調(diào)整“距邊界”。

STEP5完成以上設(shè)定后點擊“確定”保存，回到頁面布局選項卡后選擇“分欄”就可以快速設(shè)定分欄樣式了，在下拉菜單中選擇“更多分欄”還可以在分欄窗口中手動設(shè)定列數(shù)。

STEP6如果你覺得以上的數(shù)字設(shè)定并不直觀的話，可以在頁面設(shè)置選項卡中直接選擇相應(yīng)調(diào)整快捷按鈕的下拉菜單。比如在頁邊距菜單就可以在提示的幫助下完成設(shè)定了，紙張和文字方向的設(shè)定相同。

STEP7點擊“頁面布局”選項的“段落”選項卡右下方的小圖標(biāo)后即可進(jìn)入段落設(shè)定窗口。

STEP8轉(zhuǎn)入到縮進(jìn)和間距選項卡，在縮進(jìn)的特殊格式里選擇“首行縮進(jìn)”，這時右側(cè)會自動選擇2個字符。如沒有特別需要其他設(shè)置選擇默認(rèn)即可。

賞心又悅目：樣式調(diào)整

完成了上述的設(shè)定后就可以錄入或粘貼來自其他文檔的文本內(nèi)容了，要想使頁面繼續(xù)保持“規(guī)范”，那么頁面的樣式和段落調(diào)整就非常必要。

STEP1將光標(biāo)移動到需要調(diào)整的行或段落后，在開始項的“樣式”面板中就可以點擊上方的樣式縮略圖來實現(xiàn)快速調(diào)整樣式。

STEP2點擊“樣式”列表右側(cè)的下拉菜單就可以進(jìn)入到樣式列表窗口，選擇合適的樣式即可。

STEP3點擊更改樣式按鈕下方的圖標(biāo)即可進(jìn)入更改樣式菜單，在樣式集中提供了多個樣式風(fēng)格，根據(jù)需要選取即可。

STEP4盡管樣式庫非常豐富但并不能保證就有你中意的，還好可以在字體面板右上方的字體下拉菜單中設(shè)定合適的字體，右側(cè)可以選擇字體大小。

STEP5在字體面板內(nèi)點擊底部為紅色橫線的A按鈕，就可以進(jìn)入顏色選取窗口，選擇滿意的顏色后關(guān)閉窗口。

STEP6選中需要修改顏色的文本內(nèi)容后點擊上步提到的A按鈕就可以實現(xiàn)文本顏色的快速替換。同理B、I、U等按鍵也都可以進(jìn)行類似操作，另外選擇文本后點擊鼠標(biāo)右鍵，在右鍵菜單中也可以調(diào)整字體樣式。

STEP7經(jīng)常用到的調(diào)整還包括修改對齊方式和編號等，移動光標(biāo)到需要編輯的段落后，選擇段落選項卡中的相應(yīng)按鈕就可以實現(xiàn)對應(yīng)的調(diào)整了。

最后一擊：頁面美化

有了前面兩部分的介紹，相信調(diào)整頁面和修改樣式已經(jīng)變得非常簡單了。而在規(guī)范“Word”文檔的最后階段，還是有一些頁面美化及方便打印查看的操作需要實踐。

STEP1進(jìn)入到“頁面布局”中的“頁面背景”面板并點擊頁面邊框后進(jìn)入“邊框和底紋”設(shè)定窗口，在“頁面邊框”選項卡中可以為頁面設(shè)定方框、陰影、三維等多種邊框，選擇應(yīng)用于“整篇文檔”就可以為所有頁面添加邊框了。

STEP2如果覺得白色的背景略顯單調(diào)的話，還可以在頁面顏色的下拉菜單中選擇喜愛的顏色作為文檔背景色。

STEP3如果要將“Word”文檔打印出來的話，添加頁碼就必不可少了。轉(zhuǎn)入到“插入”選項卡并在頁眉和頁腳面板內(nèi)點擊“頁碼”。

STEP4在“頁碼”的下拉菜單中選擇頁碼風(fēng)格以及在文檔頁面中的位置。

STEP5類似的操作還可以在頁眉和頁腳的下拉菜單為文檔添加更多輔助信息。

至此，一份符合規(guī)范的“Word”文檔就“出爐”了，當(dāng)然如果對最終效果不滿意，完全可以“回爐再造”(實際操作中要多觀察即時生效的各種變化)。

預(yù)告：下期內(nèi)容，我們將會給大家?guī)硪粋€完整的“模板型”“Word”文檔編排實例。千萬不要錯過哦。