高校檔案工作與本科教學(xué)工作水平評(píng)估

張桂蘭

近幾年來(lái)，全國(guó)高校的連年擴(kuò)招，致使辦學(xué)條件趨于緊張。教育部為使教育質(zhì)量得到保障，對(duì)全國(guó)各高校進(jìn)行本科教學(xué)工作水平評(píng)估，評(píng)估的根本目的在于“以評(píng)促改，以評(píng)促建，評(píng)建結(jié)合，重在建設(shè)”。本科教學(xué)工作水平評(píng)估方案雖沒(méi)提到對(duì)高校檔案的評(píng)估，而隨著評(píng)估工作的開(kāi)展，教學(xué)評(píng)估依賴(lài)了大量檔案并形成了大量教學(xué)評(píng)估檔案，也就不得不引起人們對(duì)“高校本科教學(xué)工作水平評(píng)估與高校檔案工作關(guān)系”的探討。

一、檔案是高校本科教學(xué)工作水平評(píng)估的基礎(chǔ)和依據(jù)

在高校，檔案是學(xué)校歷史的真實(shí)記錄，是最令評(píng)估專(zhuān)家信服的歷史證據(jù)。它原樣地保留著當(dāng)時(shí)高校檔案形成者的歷史真跡，如果沒(méi)有檔案作依據(jù)，就難以準(zhǔn)確地闡明歷史事件，難以科學(xué)地總結(jié)學(xué)校發(fā)展的歷史和規(guī)律，任憑高校領(lǐng)導(dǎo)怎樣雄辯，評(píng)估專(zhuān)家也不會(huì)憑空相信。只有依靠檔案，專(zhuān)家才能對(duì)一個(gè)評(píng)估單位進(jìn)行客觀、公正、全面地估價(jià)。專(zhuān)家組通過(guò)實(shí)地查看、個(gè)別訪(fǎng)談、查閱資料、問(wèn)卷調(diào)查、測(cè)試、召開(kāi)座談會(huì)等形式。對(duì)校園建設(shè)進(jìn)行全面細(xì)致的了解和分析，最后作出定論。

以我院為例。外交學(xué)院于2007年5月28日至6月1日，接受教育部委托的普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作水平評(píng)估專(zhuān)家的評(píng)估?！霸趯?duì)我院的考察期間，專(zhuān)家們認(rèn)真閱讀了《外交學(xué)院本科教學(xué)工作水平評(píng)估自評(píng)報(bào)告》；審閱了相關(guān)材料；聽(tīng)取了院黨委書(shū)記秦亞青教授的工作匯報(bào)；與外交部干部司召開(kāi)了畢業(yè)生座談會(huì)；觀看了學(xué)院評(píng)建工作宣傳片與學(xué)生自主舉辦的‘模擬聯(lián)合國(guó)活動(dòng)：參觀了學(xué)院建設(shè)發(fā)展成就展；考察了8個(gè)教學(xué)單位和9個(gè)職能部門(mén)；分別召開(kāi)了6個(gè)專(zhuān)題座談會(huì)；考察了學(xué)生晚自習(xí)以及圖書(shū)館閱覽情況；隨機(jī)聽(tīng)課17門(mén)次；抽調(diào)評(píng)閱學(xué)生畢業(yè)論文(設(shè)計(jì))160份、學(xué)生試卷290份、學(xué)生實(shí)習(xí)報(bào)告20份；對(duì)50名學(xué)生進(jìn)行了基本理論和基本技能的測(cè)試。專(zhuān)家組對(duì)我院本科教學(xué)工作進(jìn)行了全面、深入、嚴(yán)格的檢查。經(jīng)過(guò)考察，專(zhuān)家組對(duì)我院本科教學(xué)工作給予了高度評(píng)價(jià)，評(píng)估結(jié)論為優(yōu)秀”。

可以說(shuō)，豐富的檔案資源在評(píng)估工作中的憑證和依據(jù)作用是不可替代的，它直接影響著學(xué)校評(píng)估工作的過(guò)程和結(jié)果。離開(kāi)檔案談評(píng)估，是不可想像的，是虛假的。

二、本科教學(xué)工作水平評(píng)估推動(dòng)了高校檔案工作的開(kāi)展

通過(guò)評(píng)估，學(xué)校真正把教學(xué)當(dāng)作了中心工作。過(guò)去很長(zhǎng)時(shí)間未能理清的思路理清了，過(guò)去長(zhǎng)期得不到解決的問(wèn)題基本解決了，學(xué)校教學(xué)工作上了一個(gè)新臺(tái)階，各項(xiàng)工作都前進(jìn)了，學(xué)校真正有了巨大而深刻的變化?？梢哉f(shuō)，評(píng)估不是一個(gè)負(fù)擔(dān)，而是一個(gè)機(jī)遇。通過(guò)評(píng)估，被評(píng)學(xué)校抓住機(jī)遇，乘勢(shì)而上，扎扎實(shí)實(shí)地抓了學(xué)校的教學(xué)工作，促進(jìn)學(xué)校的整體水平邁上一個(gè)新臺(tái)階，同時(shí)，對(duì)檔案工作的開(kāi)展也具有重要的推動(dòng)作用。

1、評(píng)估工作是對(duì)檔案工作的檢查

高校本科教學(xué)工作水平評(píng)估，對(duì)高校檔案工作質(zhì)量和管理水平的提高起到了推動(dòng)作用。通過(guò)評(píng)估，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)是否符合檔案工作的質(zhì)量和管理標(biāo)準(zhǔn)，推動(dòng)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程。評(píng)估需要大量的佐證材料支持觀測(cè)點(diǎn)，評(píng)估教學(xué)水平的同時(shí)，也測(cè)試了檔案的收集、保管、利用、編研等工作狀況及館藏情況。也只有館藏豐富了。才能為教學(xué)評(píng)估提供充足的支撐材料。

2、教職工的檔案意識(shí)進(jìn)一步增強(qiáng)

評(píng)估使教職工進(jìn)一步增強(qiáng)檔案意識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案的重要性。同時(shí)，評(píng)估有效地宣傳了檔案工作。在評(píng)估的準(zhǔn)備階段，從學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)到每一位教職工，所有參與材料準(zhǔn)備的人員都真切感到，沒(méi)有原始檔案和數(shù)據(jù)作為支撐材料，再好的自評(píng)報(bào)告也會(huì)空動(dòng)乏力。檔案在評(píng)估中作用的不可替代性，使校領(lǐng)導(dǎo)和廣大職工更加配合檔案館(室)開(kāi)展收集工作，并主動(dòng)將自身在教學(xué)實(shí)踐、科研活動(dòng)中有特色的材料歸檔保存。在外交學(xué)院，評(píng)估工作剛剛結(jié)束，有些部門(mén)的主管領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員就立即著手歸檔工作。

3、一定程度上增加了教學(xué)檔案的規(guī)范性

通過(guò)評(píng)估。加深了人們對(duì)平時(shí)積累檔案材料重要性的認(rèn)識(shí)，深刻體會(huì)到“案結(jié)卷成”、“平時(shí)歸檔”的重要意義。通過(guò)評(píng)估，教職工能更好地執(zhí)行檔案工作規(guī)章制度，他們感到：正是有了完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的檔案信息資源，才滿(mǎn)足了高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求、多角度的觀測(cè)點(diǎn)對(duì)本科教學(xué)工作水平評(píng)估的需要。同時(shí)。評(píng)估有力地推動(dòng)了檔案工作的規(guī)范化，原來(lái)組卷的不科學(xué)不規(guī)范，通過(guò)評(píng)估顯現(xiàn)出來(lái)，這就使人們?cè)谝院蟮臍w檔工作中加以改進(jìn)和完善。

4、推動(dòng)了高校檔案工作的開(kāi)展

經(jīng)濟(jì)的全球化。必將引起教育和文化的國(guó)際化。為使我國(guó)高等教育培養(yǎng)出既適應(yīng)我國(guó)又適應(yīng)全球經(jīng)濟(jì)發(fā)展所需用的人才，我國(guó)政府采取一系列措施，提高辦學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)效果。國(guó)家教育行政主管部門(mén)對(duì)高校教學(xué)工作的宏觀管理和指導(dǎo)、定期對(duì)高等學(xué)校教學(xué)工作進(jìn)行評(píng)估，使得作為評(píng)估基礎(chǔ)和依據(jù)的高校檔案工作必將得到進(jìn)一步的推動(dòng)和發(fā)展。因?yàn)椋咝１究平虒W(xué)工作水平評(píng)估，需要并依據(jù)了大量的檔案材料，我國(guó)還將實(shí)行五年一輪的評(píng)估制度，甚至還要進(jìn)行其他形式的評(píng)估，這些工作無(wú)疑還要依據(jù)檔案，離不開(kāi)檔案工作的有利支持。

三、由高校本科教學(xué)工作水平評(píng)估引發(fā)的思考

第一，為了進(jìn)一步推動(dòng)檔案工作的開(kāi)展，在本科教學(xué)工作水平評(píng)估專(zhuān)家中，是否也應(yīng)當(dāng)邀請(qǐng)一些檔案工作專(zhuān)家參與其中。

細(xì)心的人們會(huì)注意到，在高校本科教學(xué)工作水平評(píng)估專(zhuān)家中，有高校書(shū)記、校長(zhǎng)，有教務(wù)處長(zhǎng)、評(píng)建辦主任，還有一些專(zhuān)家，等等。高校本科教學(xué)工作水平評(píng)估，主要以檔案為基礎(chǔ)，為憑據(jù)，這就讓人們想到：在今后的評(píng)估工作中，可否請(qǐng)一些檔案工作專(zhuān)家參與，這不僅有利于檔案工作，更利于評(píng)估工作，利于教學(xué)管理和教育教學(xué)質(zhì)量的提高。

第二，任何工作，只要領(lǐng)導(dǎo)重視就能做好，檔案工作也不例外。

凡是本科教學(xué)水平評(píng)估取得好成績(jī)的學(xué)校，領(lǐng)導(dǎo)都很重視評(píng)估工作。高校檔案工作是學(xué)校管理工作的重要組成部分，因此，經(jīng)歷過(guò)評(píng)估并取得好成績(jī)的高校，領(lǐng)導(dǎo)同樣重視檔案工作，其檔案工作肯定不錯(cuò)。但我們不能否認(rèn)，在本科教學(xué)水平評(píng)估工作中，有些高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案與教學(xué)評(píng)估的相互依賴(lài)關(guān)系認(rèn)識(shí)不夠明確，忽略檔案在高校評(píng)估中的重要性，有的高校沒(méi)有讓檔案工作人員參與進(jìn)去。當(dāng)然，作為高校檔案工作人員，要想使檔案工作得到領(lǐng)導(dǎo)的支持和重視，也應(yīng)當(dāng)積極主動(dòng)去爭(zhēng)取。

第三、檔案人員的配備是做好檔案工作的根本。

任何事情都是靠人去做的，高校檔案事業(yè)的成敗關(guān)鍵也在于人。目前，很多高校都在著手檔案信息化建設(shè)，“高校檔案信息化建設(shè)是否能取得成功的根本在于檔案人員的配備”。但高校在檔案人員配備方面，普遍都存在問(wèn)題。一方面，高校檔案人員配備不足，一人兼數(shù)職，使得檔案人員窮于應(yīng)付檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，而開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的工作做得很不夠。另一方面，高校檔案人員整體水平的參差不齊，特別是在知識(shí)結(jié)構(gòu)、人才結(jié)構(gòu)和能力結(jié)構(gòu)方面存在嚴(yán)重問(wèn)題，比如有的高校檔案管理人員知識(shí)嚴(yán)重老化，特別是缺乏計(jì)算機(jī)知識(shí)和技能；有的高校把一些無(wú)檔案知識(shí)的人員充實(shí)到檔案隊(duì)伍中，讓他們?nèi)タ磾偸貥I(yè)或安度退休前的時(shí)光，等等。這些做法不但影響了檔案工作的開(kāi)展，甚至阻礙了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

第四、經(jīng)費(fèi)投入是做好檔案工作特別是實(shí)施高校檔案信息化建設(shè)的保障，在高校各部門(mén)經(jīng)費(fèi)的使用和分配上，不能重此輕彼。

很多高校在教學(xué)評(píng)估過(guò)程中，都加大了經(jīng)費(fèi)投入(包括在服務(wù)部門(mén)和行政部門(mén))，增加或更新必要的設(shè)備，以改善辦學(xué)環(huán)境和辦公條件。但有些高校，對(duì)于設(shè)備的添置和更新只對(duì)教學(xué)部門(mén)，對(duì)于檔案部門(mén)很少關(guān)注，或者是以“資金有限，以后再說(shuō)”為推脫，嚴(yán)重挫傷了檔案工作人員的積極性。提高教學(xué)質(zhì)量不光是教學(xué)部門(mén)的事，需要全員努力，“頭痛醫(yī)頭，腳痛醫(yī)腳”，不可能使學(xué)校各部門(mén)、各項(xiàng)工作更好地為教學(xué)服務(wù)并達(dá)到協(xié)調(diào)發(fā)展。高校教學(xué)評(píng)估需要在非常短的時(shí)間內(nèi)向?qū)＜医M提供大量的背景和支撐材料，這已被證實(shí)；單純依靠傳統(tǒng)的手工管理和被動(dòng)服務(wù)模式無(wú)法適應(yīng)在未來(lái)評(píng)估中專(zhuān)家組快捷高效檢索、調(diào)用各類(lèi)檔案的要求。高校檔案工作信息化，有利于解決由于高校快速發(fā)展而日益增長(zhǎng)的檔案信息與有限保管條件之間的矛盾，有利于發(fā)揮高校檔案服務(wù)的功能，因此必須在人力、財(cái)力上得到保證，得到領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持。