高校教學(xué)檔案的收集與整理

程岱峰　柳　青

高校教學(xué)檔案是體現(xiàn)學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)志,是高校工作總結(jié)的重要內(nèi)容和制定工作計劃的重要依據(jù)?教學(xué)檔案是高校在履行其職能過程中產(chǎn)生的具有保存價值的業(yè)務(wù)材料?本文就教學(xué)檔案的收集整理的范圍?收集整理方法,以及檔案管理的具體要求等進(jìn)行了詳細(xì)的闡述,以期對高校今后的教學(xué)工作提供參考依據(jù)?

一?教學(xué)檔案收集與整理的范圍

教學(xué)檔案是高校教學(xué)部門在各自的職能中所產(chǎn)生的材料?其收集整理應(yīng)根據(jù)國家教委?國家檔案局發(fā)布的《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》和《關(guān)于加強(qiáng)高等學(xué)校檔案工作幾點(diǎn)意見》的精神,結(jié)合本校教學(xué)工作實(shí)際,把教學(xué)管理和教學(xué)活動過程中形成的對學(xué)校和社會當(dāng)前與長遠(yuǎn)具有參考價值和憑證作用的,能反映教學(xué)管理?教學(xué)實(shí)踐活動的全過程的,能遵循其自然形成規(guī)律并保持有機(jī)聯(lián)系的?符合教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動成套性特點(diǎn)的文件材料,根據(jù)其性質(zhì)的不同,按以下幾個方面收集整理?

1?綜合類:①上級主管部門下達(dá)的有關(guān)教學(xué)工作的文件材料;②教學(xué)改革?培養(yǎng)目標(biāo)?培養(yǎng)規(guī)格?學(xué)制等方面的指示?規(guī)定?辦法;③學(xué)校的總體規(guī)劃?實(shí)施計劃?有關(guān)教學(xué)的規(guī)章制度?會議記錄?調(diào)研報告?簡報?經(jīng)驗(yàn)總結(jié);④教學(xué)檢查?教學(xué)評估材料?各級優(yōu)秀教學(xué)質(zhì)量評獎材料;⑤非學(xué)歷教學(xué)的培訓(xùn)班?進(jìn)修班材料;⑥各類教學(xué)統(tǒng)計報表;大學(xué)生運(yùn)動會材料;⑦迎新工作材料?

2?學(xué)科建設(shè)與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)類:①上級有關(guān)學(xué)科?專業(yè)設(shè)置及實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的文件材料;②學(xué)科?專業(yè)?實(shí)驗(yàn)室論證?評估?申報?審批材料;③重點(diǎn)學(xué)科?專業(yè)?實(shí)驗(yàn)室建設(shè)材料;④學(xué)科?專業(yè)?實(shí)驗(yàn)室建設(shè)計劃?簡報?總結(jié)材料;⑤學(xué)科?專業(yè)?實(shí)驗(yàn)室建設(shè)統(tǒng)計報表等?

3?招生類:①上級有關(guān)招生工作的文件材料;②招生計劃?規(guī)定?生源計劃;③新生錄取材料及新生名冊,通知書存根;④委培?代培?自費(fèi)生計劃?合同及學(xué)生名冊;⑤招生宣傳?招生工作總結(jié);⑥研究生入學(xué)試題及指導(dǎo)教師名冊?

4?學(xué)籍管理類:①新生入學(xué)登記表;入學(xué)通知書存根②學(xué)生學(xué)籍卡片;③學(xué)生成績總冊;④在校生名冊;⑤學(xué)生學(xué)籍變更材料(升級?留級?休學(xué)?復(fù)學(xué)?轉(zhuǎn)學(xué)?退學(xué));⑥學(xué)生獎勵材料(獎學(xué)金?優(yōu)秀學(xué)生?先進(jìn)班級);⑦學(xué)生處分材料等?

5?課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐類:①全院各專業(yè)教學(xué)計劃?教學(xué)大綱;②體現(xiàn)課程建設(shè)要求的教學(xué)安排?校歷表?課程總表;③各院?部?系專業(yè)課程試題庫,各類考試成績統(tǒng)計分析和教學(xué)質(zhì)量評定;④典型教案?重要備課紀(jì)錄;⑤學(xué)校教學(xué)實(shí)習(xí)總體規(guī)劃,教學(xué)實(shí)習(xí)?生產(chǎn)實(shí)習(xí)計劃?總結(jié)及有關(guān)材料;⑥社會調(diào)查?社會實(shí)踐計劃?總結(jié)及有關(guān)材料?

6?學(xué)位管理類:①上級有關(guān)學(xué)位工作的文件材料;②本校學(xué)位評定條例?辦法?計劃?總結(jié);③學(xué)位委員會會議記錄?決定;④學(xué)位委員會授予各層次學(xué)位清冊;⑤本科生優(yōu)秀學(xué)士學(xué)位論文;⑥博士?碩士研究生學(xué)位論文及評審材料?

7?畢業(yè)生管理類:①上級有關(guān)畢業(yè)分配的文件材料;②畢業(yè)生工作計劃?簡報?總結(jié);③畢業(yè)生供需統(tǒng)計?計劃?合同;④畢業(yè)生正式分配方案及調(diào)配派遣名冊;⑤畢業(yè)證?報到證存根,畢業(yè)證?報到證領(lǐng)取簽收冊;⑥畢業(yè)生跟蹤調(diào)查?畢業(yè)生信息反饋材料?

8?教材管理類:①自編?主編教材;②院?部?系各專業(yè)使用的教材目錄;③自編?主編的教學(xué)指導(dǎo)書?實(shí)驗(yàn)指導(dǎo)和習(xí)題集;④其他具有保存價值的自編參考資料?

9?附錄類(存院?部系教學(xué)類檔案):①本科畢業(yè)生論文及評審意見;②課堂教學(xué)材料?課程進(jìn)度表;③教師任課安排;④優(yōu)秀實(shí)習(xí)報告;⑤本專業(yè)教學(xué)檢查?調(diào)查材料及總結(jié);⑥教師工作量核算?登記材料?

二?教學(xué)檔案收集與整理的方法

高校教學(xué)檔案收集整理工作可直接影響學(xué)校教學(xué)管理工作水平?因此,在教學(xué)檔案的收集整理過程中必須做到完整?準(zhǔn)確?精煉?規(guī)范?鑒于高校教學(xué)工作的連續(xù)性和長期性,在收集整理各類有關(guān)部門教學(xué)資料時,可抓住每學(xué)期開學(xué)?期中和期末三個關(guān)鍵時期定期收集整理,把教學(xué)檔案的收集整理工作納入經(jīng)常化?制度化和正規(guī)化的軌道?

1?每學(xué)年?學(xué)期結(jié)束時,應(yīng)進(jìn)行階段性的教學(xué)總結(jié),布置下一段工作;某一項教學(xué)工作或活動結(jié)束時,有關(guān)材料如招生?教學(xué)評估?畢業(yè)生質(zhì)量跟蹤調(diào)查等工作均是收集整理建檔的好機(jī)會?

2?隨時發(fā)現(xiàn)材料隨時收集,特別是一些遺漏檔案材料,如出國人員帶回應(yīng)歸檔的材料,有關(guān)人員外出開會及調(diào)動應(yīng)歸交的材料等?

3?教學(xué)檔案的收集工作應(yīng)同計劃管理相結(jié)合?把歸檔工作納入計劃管理,是把教學(xué)材料歸檔集中,完成教學(xué)管理任務(wù)的一個重要標(biāo)志,還要隨時掌握教學(xué)活動動態(tài),及時主動地做好收集整理工作?

4?做好易缺材料的收集,如教學(xué)經(jīng)驗(yàn)?典型講義等材料的收集?

三?教學(xué)檔案收集與整理的經(jīng)驗(yàn)及要求

筆者認(rèn)為,教學(xué)檔案是教學(xué)管理的重要組成部分,“三納入”和“四同步”應(yīng)作為考核教學(xué)質(zhì)量和管理水平的標(biāo)準(zhǔn)之一?“三納入”即納入教學(xué)計劃和規(guī)劃?納入教學(xué)管理制度?納入管理人員崗位責(zé)任制?“四同步”為下達(dá)教學(xué)任務(wù)與提出教學(xué)文件材料的歸檔要求同步;檢查教學(xué)工作與檢查教學(xué)文件材料形成積累情況同步;評審?鑒定教學(xué)質(zhì)量?教材?畢業(yè)論文?優(yōu)秀教學(xué)成果與審查?驗(yàn)收檔案材料同步;畢業(yè)分配?上級評審材料?教師考核晉升與檔案部門出具歸檔證明同步?還需要處理好以下四個關(guān)系:處理好檔案材料的完整與簡潔的關(guān)系;處理好歸檔保存與再利用的關(guān)系;處理好常規(guī)檔案與特殊檔案的關(guān)系;處理好專?兼職檔案人員收集整理的積極性與調(diào)動各個方面收集整理工作積極性的關(guān)系?具體地說表現(xiàn)在以下六個方面:

1?教學(xué)檔案應(yīng)集中統(tǒng)一管理?檢驗(yàn)一所學(xué)校教學(xué)檔案收集整理工作質(zhì)量如何,就要看其是否實(shí)行集中統(tǒng)一管理?

2?遵循教學(xué)檔案的自然形成規(guī)律?教學(xué)文件材料是伴隨教學(xué)管理和教學(xué)活動的進(jìn)程自然形成的,收集整理工作必須遵循其自然形成的規(guī)律,根據(jù)形成過程,規(guī)定歸檔范圍?時間,這樣既能做到統(tǒng)一管理,又不影響正常工作?

3?保證教學(xué)檔案完整準(zhǔn)確?收集整理工作要嚴(yán)格注意教學(xué)檔案的完整性和準(zhǔn)確性,不完整的一定補(bǔ)齊,不準(zhǔn)確的要嚴(yán)格核查?否則,就不能發(fā)揮教學(xué)檔案的憑證查考作用,甚至給工作帶來損失?

4?按歸檔范圍進(jìn)行收集整理?凡是當(dāng)前和今后具有查考依據(jù)作用的教學(xué)文件和材料都應(yīng)劃入歸檔范圍,并且嚴(yán)格按歸檔范圍收集整理,使教學(xué)檔案系統(tǒng)完整?

5?嚴(yán)格按照歸檔制度進(jìn)行收集整理?國家教委六號令和《關(guān)于加強(qiáng)學(xué)校檔案工作的幾點(diǎn)意見》是進(jìn)行教學(xué)檔案收集整理工作的依據(jù),學(xué)校必須按照其制度開展教學(xué)檔案的收集整理工作?

6?高校應(yīng)配備相應(yīng)專(兼)職檔案管理干部,統(tǒng)一管理本部門?本系統(tǒng)的教學(xué)文件材料,并按期向?qū)W校檔案部門辦理移交?

總之,教學(xué)檔案是高校檔案的重要組成部分,是記述和反映高校教學(xué)管理及其活動的具有保存價值的載體材料,是衡量高校教學(xué)管理水平和教育質(zhì)量的重要標(biāo)志之一,是高校檔案的主體?核心和重點(diǎn)?高校教學(xué)檔案收集整理的目的是開發(fā)學(xué)校教學(xué)檔案信息資源,向社會?學(xué)校提供有價值的信息,為學(xué)校教學(xué)工作決策提供參考和依據(jù),拓寬學(xué)校與社會間的廣泛交流與合作?高校教學(xué)檔案收集整理,是學(xué)校教學(xué)檔案管理工作規(guī)范化?科學(xué)化的需要,也是學(xué)校教學(xué)管理標(biāo)準(zhǔn)化的必然要求?完整?及時地收集整理?建立完善好教學(xué)檔案,不但有助于學(xué)校檔案管理工作走向正?；驼?guī)化,而且對于完善學(xué)校教學(xué)管理,更好地總結(jié)教學(xué)工作經(jīng)驗(yàn)具有重要的意義?

作者單位:山東省泰山醫(yī)學(xué)院