檔案工作中的保密措施

閔廷均

一?檔案保管過程中的保密工作

1?檔案庫房管理中的保密工作

檔案的庫房管理是檔案保密的重點?從總體上講,檔案庫房應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定單獨興建,但是有一些不具備條件的單位,往往將庫房附設(shè)在機關(guān)辦公樓內(nèi)?應(yīng)注意的是,不是任何一間辦公室都可以用作庫房的,從檔案保密的角度來看,不宜將庫房設(shè)在辦公樓的最底層,庫房門窗等應(yīng)專門加固,以防盜竊?還應(yīng)盡量做到庫房與辦公室分開,庫房與閱覽室分開?檔案庫房應(yīng)指定專人負責管理,制定嚴格的庫房管理制度,無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)?實踐證明,檔案庫房的科學(xué)管理,是做好檔案保密?維護檔案安全的基本保障?

2?檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作

確定保管期限的原則是,正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實作用和歷史作用,根據(jù)本機關(guān)工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要,全面確定檔案的保存價值,準確地判定檔案的保管期限?而保密期限是根據(jù)國家秘密事項在一定時間內(nèi)如被泄露將對國家的安全和利益造成的危害來確定的,它表示該國家秘密事項在其確定的期限內(nèi),受國家有關(guān)保密法律?法規(guī)的保護,產(chǎn)生法律效力的時限?我國《國家秘密保密期限的規(guī)定》中規(guī)定:除有特殊規(guī)定外,絕密級事項不超過30年,機密級事項不超過20年,秘密級事項不超過10年?保密期限在一年及一年以上的以年計,在一年以內(nèi)的以月計?這里所說的“特殊規(guī)定”是指制定保密范圍的中央?國家機關(guān)可以規(guī)定有關(guān)保密范圍中某類事項的保密期限為“長期”?對規(guī)定為“長期”的國家秘密事項,在授權(quán)機關(guān)作出解密前,其他機關(guān)?單位應(yīng)當對其采取長期的保密措施,不得擅自決定解密和隨意對外提供?

3?檔案管理人員的職責

檔案管理人員的職責,就是要維護檔案的完整與安全?這既是檔案保管工作的基本任務(wù),也是檔案保管工作的目的?檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞?不丟?不散?不亂?不壞,就是使檔案保管得完好無損,不致因各種不利因素而使檔案損壞?對已經(jīng)破損的檔案,要及時搶救;不丟,就是使檔案絕對安全,不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊,不僅保證檔案實體安全,也要保證檔案內(nèi)容的安全;不散,就是要求檔案的保管相對集中,不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便,甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況;不亂,就是要求檔案保管工作有條不紊,檔案排架整齊規(guī)范,有規(guī)可循,有目可查?

二?檔案涉密情況的變化

1?檔案涉密情況的變化

檔案在保管過程中,其密級不是一成不變的,而是隨著時間的推移和文件貫徹的情況變化的?基本變化是升密?降密?解密?其中升密是極少數(shù)的,也是暫時的;大多數(shù)的,總的趨勢是降密,直至解密?其變化原因有三:一是保密范圍的變化;二是密級文件作用的變化,原來的密級文件指導(dǎo)作用與現(xiàn)在工作不相適應(yīng),已失去了指導(dǎo)作用,為此立檔單位廢掉了此類文件,密級自然消除了;三是保密時限的變化,原館室所存檔案涉密文件,只標有密級而沒有保密時限,多數(shù)都是超期服役,例如,50年代的絕密文件大都需要按照我國《保密法》關(guān)于劃定密級和保密期限屆滿自行解密的要求去做,這既反映了歷史上劃密工作的不足,也說明進行檔案解密劃控工作的迫切,因此應(yīng)依據(jù)檔案涉密內(nèi)容的變化掌握劃密標準,嚴防密級偏高或偏低,密期偏長或偏短?

2?做好檔案密級的調(diào)整工作

(1)貫徹落實《保密法》以及1991年國家保密局?國家檔案局聯(lián)合制發(fā)的《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》的精神,在廣泛宣傳?提高認識?大力協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上,重點解決好兩個問題:一要嚴格執(zhí)行解密劃控的時間標準?有關(guān)涉密內(nèi)容標準及保密規(guī)范標準,做到有法必依,執(zhí)法必嚴,違法必糾;二要主動接受保密部門對調(diào)密工作的監(jiān)督指導(dǎo),齊心協(xié)力搞好檔案涉密文件的清查鑒定,嚴格劃清密與非密的界限,確定哪些檔案能開放利用,哪些限制在一定范圍內(nèi)利用,哪些還不能提供利用,為今后進一步搞好規(guī)范化?標準化和涉密檔案建設(shè)奠定基礎(chǔ)?

(2)建立起法制的新秩序?對涉密檔案的變化調(diào)整,不僅要立足于當前的實際工作,還要著眼于長遠?歷史的經(jīng)驗教訓(xùn)告訴我們,以往關(guān)于檔案保密的制度還不健全,適應(yīng)不了《保密法》的要求,需要完善增加新的內(nèi)容?為了適應(yīng)涉密檔案調(diào)密工作制度化?正規(guī)化的需要,應(yīng)建立以下三個制度:建立劃定密期制度,以便屆滿自行解密;建立調(diào)密通知單制度,對保密期間提前解密或發(fā)生升降變化的密級文件,要下發(fā)通知單告知檔案館室,以便銜接工作,及時掌握,適時變動;建立涉密檔案接收標準制度,加強涉密檔案的規(guī)范化建設(shè)?

(3)加強涉密檔案的科學(xué)管理?在調(diào)密工作中我們發(fā)現(xiàn),過去經(jīng)常把密和非密文件混合組卷?混合保管?混合提供,造成了擴散機密的漏洞?對此,可以采取分段治理的辦法?

三?檔案利用中的監(jiān)督工作

1?實施檔案利用中的監(jiān)督制度

檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施,它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為,從而做到既能利用檔案,又能保證檔案的完整與安全?具體說來,檔案利用監(jiān)督可以從以下幾個方面實施:

(1)制度建設(shè)?檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度?外借制度?復(fù)制制度等?根據(jù)實際情況,對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍,規(guī)定不同的審批手續(xù),使提供利用工作有章可循,在大力開展檔案利用工作的同時,確保不失密?不泄密及文件的完好無損?各項檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴密而簡明,便于執(zhí)行,并在實踐中認真加以總結(jié),不斷充實和完善?

(2)隊伍建設(shè)?擔負利用服務(wù)工作的檔案管理人員,是利用制度的直接貫徹者,對檔案的安全負有直接責任,必須具備較高的素質(zhì)?一是政治素質(zhì),要有高度的政治責任心和全心全意為人民服務(wù)的精神,熱愛檔案和檔案事業(yè);二是業(yè)務(wù)素質(zhì),要具備專業(yè)知識,熟悉所保管檔案的內(nèi)容,熟悉檔案法規(guī);三是文化素質(zhì),要有較高的文化知識,能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗與問題,從中掌握利用工作的規(guī)律?此外,還要有較強的工作能力和觀察能力,善于做利用者的工作,能獨立處理利用中出現(xiàn)的一般問題?

(3)監(jiān)督措施?在利用中,要根據(jù)不同利用對象的不同目的,掌握其心理和思想動機,加強重點監(jiān)護?有條件的檔案館室還可以安裝攝像監(jiān)視器?對某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者,要防止偷撕或涂改檔案;對一些平時養(yǎng)成看書劃線或翻書沾口水之類習(xí)慣的利用者,要及時提醒?做好利用監(jiān)督,還要做到三勤:一是嘴勤,勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定,勤與利用者交談,掌握其利用目的與動機;二是眼勤,勤觀察動態(tài),置每個利用者于視覺之中;三是手勤腦勤,勤分析利用者的情況和利用效果,勤檢查被利用的案卷,勤督促利用登記制度的落實?要在利用者離去之前,仔細檢查翻閱被利用過的案卷和文件,發(fā)現(xiàn)問題及時查處,并在利用登記簿上備注說明?對于損毀檔案較為嚴重的違法行為,應(yīng)及時報告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo),以便及時查處,挽回損失?

2?正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系

(1)保守國家機密是每個公民應(yīng)盡的義務(wù),更是檔案管理工作人員的神圣職責?日常工作中,檔案管理人員十分重視檔案保密,工作盡心盡職,但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下,檔案工作普遍存在著重保輕用?利用不足的現(xiàn)象?由此產(chǎn)生一些弊端:大批檔案得不到充分的利用,甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣,變成一文不值的廢紙,造成檔案浪費;領(lǐng)導(dǎo)不能及時全面地了解情況,有效地利用檔案;檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來?上述情況表明,檔案部門改變傳統(tǒng)的觀念,在嚴格做好保密工作的同時,切實完善工作職能,為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)勢在必行?機密檔案應(yīng)該保密,但保密的目的之一是為了利用,是有時間?地點?范圍限制的利用,保而不用只會失去保的意義,失去檔案的價值?當然,利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用,無限制的利用會給黨和國家的安全和利益造成危害?所以,對檔案工作來說,保密與利用兩者都十分重要,絕不可偏頗?

(2)進一步做好檔案開放中的保密工作?一成不變地看待檔案的秘密性,無視其秘密性的時效和范圍,是不對的;但如果缺乏保密觀念,對涉密檔案無視其秘密性,無限地擴大開放利用范圍,也是錯誤的?因此,在開放檔案為社會各界所利用的同時,應(yīng)當做好相應(yīng)的保密工作?

作者單位:貴州省遵義師范學(xué)院