小秘書大挑戰(zhàn)

靜若水

主動工作

斌是個秘書，她的老板是一家外貿(mào)公司的營業(yè)總監(jiān)。剛進公司的時候，她對如何做好一個營業(yè)總監(jiān)的秘書一片茫然。但她是個聰明人，從進公司的第一天起，就沒有把自己定位在一個普通小秘書上，她的假想職位是僅次于總監(jiān)的總監(jiān)助理。她一邊跟同公司的秘書小姐學習事務性工作，一邊注意著總監(jiān)助理的一舉一動，暗暗努力要把助理的那套本事學到手。

一般的秘書小姐，面對老板時畢恭畢敬、端茶倒水，一絲不茍，老板一出去開會，就放松下來，偷偷做些自己的私事。而斌一空下來，馬上就回想最近幾天老板交代的事情，自己有哪幾件辦得還不夠好；自己還有哪些方面的不足，需要繼續(xù)充電，然后利用空閑，與其他公司的秘書小姐交換信息，還打聽打聽哪里開了新飯店，哪家五星級賓館請了新的法國廚師來獻技，這些情報在老板應酬客戶的時候都是關鍵。老板宴請是否得法，常常關系到經(jīng)營上的戰(zhàn)略部署。當然，斌還要在各行各業(yè)建立一些自己的關系，以備不時之需。

有一天快下班的時候，老板突然把助理叫到跟前說：今晚有朋友來，我請他們到賓館吃飯，你把這事去辦好。但老天故意捉弄人，偏偏這一天賓館爆滿，訂不到位子，急得助理不知如何是好，只有向老板如實相告。斌在一旁得知后說：讓我來試試。結(jié)果，靠著一點小小神通辦妥了一切，并得到老板的贊許。這點功夫若不是平時積累，燃眉之際是拿不出來的。

一次，斌跟老板去見合作伙伴，這天老板要和這位伙伴簽一個重要的合同，斌跟著老板下車的時候，天空飄起了小雨，她故意放慢腳步，悄悄問司機車上有沒有傘，司機說沒有，于是斌摸出500元對司機說：請你幫忙立刻到附近買一把名牌傘來，尺寸要大些。等老板簽完合約從樓里出來的時候，大雨滂沱，斌緊走幾步，拿出早已準備好的傘遞給老板，老板風度極好地為合作伙伴打起傘，送對方上車。一切漂亮完滿，毫不拖泥帶水。終于有一天，老板把斌叫到面前，對她說：從下周起，提升你為我的助理，同時擔任秘書工作，你一身兩職沒問題吧!

與老板一起工作，有兩大機會一定要抓?。阂皇怯袟l件了解公司的業(yè)務、老板的思想及許多幕后事情，業(yè)務能力會提高很快。二是升遷快，公司職位有空缺時，老板首先會想到值得信賴的秘書，許多高級經(jīng)理原本都是做秘書的。

彼此信任

剛來公司的時候，珍珍只會打字、接電話，英語水平一般，對保險投資業(yè)務也一竅不通。而現(xiàn)在，除了一般的秘書工作外，珍珍兼做公司的翻譯、出納，對公司的業(yè)務很熟悉，是老板名副其實的助手。

珍珍能有今天，得益于進了這家小公司。聽說，不少大公司分工很細，秘書只能接接電話、打打字。珍珍這兒不同，只要肯干，總有機會做你沒做過的事。

珍珍是個閑不住的人，剛來就把許多人不愿做的事攬了下來，什么擦桌子、掃地，端茶、倒水，從沒有覺得這些是分外的事，反正有事干就高興。珍珍不聰明，但很勤奮。比如接電話，不是簡單地作記錄，而是把對方的意圖領會很清楚，如果是替老板“傳話”，也希望不斷搞清楚他的工作思路。時間一長，珍珍對公司的情況越來越了解，工作越來越順手了。

珍珍說，秘書和老板之間，如果彼此信任，工作中即使出現(xiàn)矛盾也容易解決，反過來則有可能“無事生非”。人都有不高興的時候，老板也如此。因為秘書對老板工作以外的生活并不了解，偶爾出現(xiàn)小摩擦很自然。比如，某天老板心情不好，他帶著秘書和對手談判，談判中，秘書發(fā)現(xiàn)他用詞有誤，好意提醒他，老板卻不領情，大發(fā)雷霆，認為當眾傷了他的面子。再比如，秘書為老板約定了到某公司會談的時間，但因?qū)Ψ經(jīng)]有安排好，讓自己的老板空跑了一趟，老板當然很生氣，通常會認為是自己的秘書工作沒做好。

要避免這些麻煩，方法只有一個，讓老板信任你。平時，秘書要兢兢業(yè)業(yè)地工作，不管老板在與不在，都一樣認真地工作；要讓老板了解到，他交辦的事，你會不打折扣地完成，這其實表明了你對老板工作能力的信任。老板對秘書信任了，遇事就不會馬上怪罪下來，而會多了解了解原因。珍珍很幸運，能與老板彼此信任，工作合作得很愉快。

去年，政府批準了珍珍所在的公司在中國經(jīng)營保險業(yè)務，這次只批準了7家，是從世界80多家想在中國發(fā)展的同類公司中選出來的，一個國家只允許來一家公司。這是很高的榮譽，成功中有珍珍的努力，珍珍覺得很高興。

珍珍在外企當了七年秘書，她的經(jīng)驗是：(1)不要忘了你是誰——秘書是老板的助手，任何時候都不要替老板作決定。(2)過分親密使不得——不要以為和老板熟，就能隨意向他打聽私事；所開的玩笑，不要有損老板的尊嚴。(3)修飾打扮別“過火”——秘書代表著公司的形象，衣飾要典雅大方，牛仔褲與前衛(wèi)的服裝均不宜進辦公室，最穩(wěn)妥的辦法是穿職業(yè)裝，作為女性要化淡妝。

辦事靈活

小晴的老板是個思維很活躍的人，對新事物接受快。他喜歡科技開發(fā)，對電腦和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展跟得很緊，他的許多活兒都在電腦上完成，日程表都在電腦里。秘書不用為他打字，但電腦操作水平得不斷提高才能趕上他。他不在，小晴得替他上機操作，上互聯(lián)網(wǎng)。小晴很感激他，因為自己的計算機水平提高得很快。老板日常也很“善變”，作為秘書，小晴學會比他更善變，因而和他相處得很愉快。

以前他讓小晴發(fā)傳真，前5分鐘剛交給小晴，后5分鐘就要修改內(nèi)容，而小晴已手腳麻利地發(fā)了。后來，小晴告訴自己：多等他一會兒。矛盾就這樣解決了。

小晴最得意的是去年為他安排的休假旅行。老板先是要到孟加拉，小晴預訂了機票。沒過幾天，老板聽說孟加拉局勢不穩(wěn)，又決定去澳大利亞。直覺告訴小晴，他還有可能“變回來”，就沒取消孟加拉的預訂機票。果然，過了兩天他興高采烈地說，去孟加拉沒問題了，請小晴快去訂票。當時如果重新訂已經(jīng)來不及了，幸好小晴早有準備。

所以，職業(yè)生涯設計專家認為，有些人不適合當秘書，如性格內(nèi)向、思想保守、適應能力差的人，因為她(他)們喜歡直線思維，辦事不靈活。只有善于應變的人，才能獲得老板的賞識。