信息技術(shù)在業(yè)務(wù)流程重組中的作用

陳　榕　楊　亞

摘要：三峽總公司正從基建企業(yè)向集團(tuán)化企業(yè)轉(zhuǎn)變，因此有必要組建集中的財務(wù)信息系統(tǒng)進(jìn)行業(yè)務(wù)流程重組，信息技術(shù)有利于實現(xiàn)流程的電子化、自動化，在合理有效的財務(wù)管理流程中起到加快流程，增加流程價值的作用，保證財務(wù)管理的時效性和準(zhǔn)確性。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；流程重組

1 業(yè)務(wù)流程重組需要應(yīng)用信息技術(shù)

中國長江三峽工程開發(fā)總公司(以下簡稱三峽總公司)正逐步發(fā)展成為以工程建設(shè)、電力生產(chǎn)為主，多種經(jīng)營為輔的管理先進(jìn)的集團(tuán)公司。李永安總經(jīng)理在2004年工作會議上所作報告中，要求“企業(yè)信息化工作要更好地服務(wù)于總公司的戰(zhàn)略發(fā)展，……在企業(yè)信息規(guī)劃、業(yè)務(wù)流程重組、管理制度和標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)、信息資源開發(fā)利用和整合等方面加大力度，……”。

目前三峽總公司正從基建企業(yè)向集團(tuán)化運(yùn)營的經(jīng)營企業(yè)轉(zhuǎn)型，就資產(chǎn)和財務(wù)管理而言，其業(yè)務(wù)流程需要滿足三個層次的財務(wù)管理需求，即：會計核算、財務(wù)管理、決策支持。資產(chǎn)財務(wù)部的機(jī)構(gòu)改革、業(yè)務(wù)流程重組就是為了適應(yīng)的企業(yè)整體轉(zhuǎn)型的需要而進(jìn)行的。主要以“總體設(shè)計、專業(yè)分工、職責(zé)明確、精簡高效”為原則，以“財務(wù)管理與會計核算分設(shè)，前臺核算與后臺稽核分開”為基本方法，來實現(xiàn)業(yè)務(wù)管理模式的轉(zhuǎn)型。因此，有必要在全公司組建集中的財務(wù)信息系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的大集中和全公司范圍內(nèi)的共享，并將管理權(quán)限集中到公司總部。所有的財務(wù)數(shù)據(jù)都可以從系統(tǒng)內(nèi)即時查詢、審計，嚴(yán)格公司的內(nèi)部監(jiān)管制度，并強(qiáng)化財務(wù)管理，同時也可以有效的保障系統(tǒng)的運(yùn)行安全。

2 財務(wù)管理流程重組和NC的實施

2.1 業(yè)務(wù)流程重組的內(nèi)容

財務(wù)管理流程必須能夠適應(yīng)企業(yè)生產(chǎn)規(guī)模的發(fā)展，能夠科學(xué)有效管理子公司，能夠及時服務(wù)決策等。通過對需求與問題的分析，結(jié)合企業(yè)中長期的戰(zhàn)略規(guī)劃，可以重新對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行設(shè)計，主要包括3個方面的內(nèi)容：

(1)統(tǒng)一財務(wù)管理制度。在公司范圍內(nèi)采用統(tǒng)一的會計制度和會計原則，加強(qiáng)對會計科目、往來戶等基礎(chǔ)資料的統(tǒng)一設(shè)計，將所有單位的會計科目全部統(tǒng)一到三級并包括輔助核算項目。這大大方便了公司財務(wù)數(shù)據(jù)的歸集和分析，也更有利于企業(yè)的有效管理。

(2)減少審批程序、強(qiáng)化控制體系。減少相關(guān)的審批程序，縮短業(yè)務(wù)流程運(yùn)行的時間，通過事先、事中和事后控制機(jī)制，強(qiáng)化對業(yè)務(wù)的管理和控制。

(3)建立有效的信息反饋機(jī)制。服務(wù)決策是財務(wù)管理的根本目的，如何及時準(zhǔn)確地將財務(wù)報告反饋給決策者，是業(yè)務(wù)流程重組的最終目標(biāo)。

2.2 對信息技術(shù)的需求

三峽總公司最終決定在業(yè)務(wù)流程重組的基礎(chǔ)上，應(yīng)用用友公司的財務(wù)集中管理解決方案，以適應(yīng)總公司從基建企業(yè)向集團(tuán)化公司轉(zhuǎn)變的需要。

目前需要實施應(yīng)收、應(yīng)付、總帳、固定資產(chǎn)等模塊，以及iuf。報表系統(tǒng)；并實現(xiàn)與TGPMS、ePMS和內(nèi)部銀行的結(jié)算支付系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換。通過用友NC財務(wù)管理軟件的應(yīng)用，決不僅僅是將財務(wù)信息搬上計算機(jī)，而是通過信息技術(shù)的運(yùn)用幫助企業(yè)完成日常財務(wù)核算及管理工作，更重要的是使信息集中、管理透明、決策依據(jù)更可靠，同時有效地運(yùn)營企業(yè)所有資金、資產(chǎn)，實現(xiàn)了企業(yè)效益的最大化，并滿足集中管理，分級核算的需要。

通過系統(tǒng)的應(yīng)用，集團(tuán)可以建立統(tǒng)一的財務(wù)制度，強(qiáng)化決策和經(jīng)營考核，強(qiáng)化利潤目標(biāo)和成本控制，實行賬務(wù)分立、責(zé)權(quán)相對獨(dú)立、計量單位和報表表格統(tǒng)一、考核決策一致的財務(wù)管理原則，方便公司財務(wù)信息的采集，同時適應(yīng)廠公司內(nèi)部不同行業(yè)的財務(wù)核算要求。

2.3 分階段推進(jìn)系統(tǒng)建設(shè)

正如財務(wù)管理的流程需要與公司的發(fā)展階段相適應(yīng)一樣，財務(wù)信息系統(tǒng)的建設(shè)也必須與實際的業(yè)務(wù)流程，管理層次相適應(yīng)。管理信息系統(tǒng)建設(shè)也必須遵循一定的發(fā)展規(guī)律。來實現(xiàn)對業(yè)務(wù)的推進(jìn)作用，并保證系統(tǒng)建設(shè)的成功。

根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)，并按照財務(wù)管理的層次需求分階段實施，在實現(xiàn)會計核算和財務(wù)管理的目標(biāo)基礎(chǔ)上，推進(jìn)基于信息系統(tǒng)的決策分析功能。

第一階段(會計核算)：

第一步：在統(tǒng)一的企業(yè)會計制度框架內(nèi)構(gòu)建用友管理軟件與TGPMS信息交換平臺，全面滿足總公司資產(chǎn)財務(wù)部基本建設(shè)并軌核算的需求。

第二步：在統(tǒng)一的企業(yè)會計制度框架內(nèi)構(gòu)建用友管理軟件與ePMS信息數(shù)據(jù)交換平臺，全面滿足總公司電力生產(chǎn)財務(wù)核算需求；完成與三峽總公司內(nèi)部銀行結(jié)算支付系統(tǒng)的集成。

第二階段(財務(wù)管理)：

第一步：在完成會計核算信息化建設(shè)基礎(chǔ)上，整合總公司現(xiàn)有的固定資產(chǎn)管理，全面預(yù)算管理以及資金管理的信息系統(tǒng)，完成總公司集團(tuán)數(shù)據(jù)庫建設(shè)，滿足數(shù)據(jù)分析評價查詢的各項功能。實現(xiàn)財務(wù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的跨年度對比分析、跨單位并帳處理，充分利用歷史數(shù)據(jù)為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供決策支持信息。

第二步：在完成集團(tuán)集中數(shù)據(jù)庫建設(shè)的基礎(chǔ)上建立領(lǐng)導(dǎo)決策支持系統(tǒng)，優(yōu)化領(lǐng)導(dǎo)決策機(jī)制，財務(wù)管理系統(tǒng)利用大型數(shù)據(jù)庫提供的聯(lián)機(jī)分析處理(Online Analytical Processing，OLAP)功能進(jìn)行數(shù)據(jù)建模和處理決策支持。實現(xiàn)對財務(wù)管理的事前計劃、事中控制和事后分析，完整地實現(xiàn)在任意時間點(diǎn)的財務(wù)監(jiān)控機(jī)制，將企業(yè)財務(wù)管理提高到一個新水平。

3 信息技術(shù)在業(yè)務(wù)流程重組中的作用

在全公司范圍內(nèi)推廣實施用友NC財務(wù)管理系統(tǒng)，需要在現(xiàn)有的工程管理系統(tǒng)和電力生產(chǎn)系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，可以結(jié)合用友NC的數(shù)據(jù)交換平臺，開發(fā)基于XML語言的數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)，實現(xiàn)原有系統(tǒng)和財務(wù)管理系統(tǒng)的有效集成和信息增值，建立一個數(shù)據(jù)高度—致、內(nèi)部結(jié)構(gòu)規(guī)范、適應(yīng)性強(qiáng)的總公司財務(wù)管理信息系統(tǒng)平臺；同時提供對下屬公司的集中監(jiān)管和分析評價能力，最終實現(xiàn)總公司“集中管理、分級核算、大額資金集中收付、綜合決策分析”的財務(wù)管理模式。因此，可以就三峽總公司用友NC的實施推廣工作，從信息技術(shù)對流程的作用，以及NC系統(tǒng)的實施效果兩個方面來理解信息技術(shù)對業(yè)務(wù)流程重組的作用。

3.1 信息技術(shù)對流程的作用

經(jīng)典經(jīng)濟(jì)學(xué)中的生產(chǎn)要素主要有勞動力、原料、資本和土地等四種。當(dāng)前的理論模式中，信息被視為第五種生產(chǎn)要素。針對流程進(jìn)行分析，同時作出信息需求分析和可得性的假設(shè)，從而可以將流程中的信息分為“作業(yè)信息”和“管理信息”。其中“作業(yè)信息”可簡單理解為在某個流程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，而“管理信息”則是對流程進(jìn)行監(jiān)督和控制，對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析得到的信息。而信息技術(shù)是用來存儲和交換流程所產(chǎn)生的“作業(yè)信息”和“管理信息”的—種具體的手段。通過實現(xiàn)“作業(yè)信息”記錄的電子化，“管理信息”交換的自動化，來提高流程產(chǎn)生的效率和效益。使流程得到增值。信息技術(shù)對流程的影響可見表1。

3.2 NC的實施應(yīng)用

NC財務(wù)管理軟件和公司以前的財務(wù)軟件應(yīng)用相比較，最大的不同就是NC系統(tǒng)是整個企業(yè)的財務(wù)管理解決方案。因此系統(tǒng)實施需要對原有業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)支持，需要網(wǎng)絡(luò)支持對各個用戶的連接，同時必須實現(xiàn)報表合并、海量數(shù)據(jù)處理等功能。

(1)實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換的自動化

通過NC的數(shù)據(jù)交換平臺，使TGPMS等業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)能夠?qū)崟r提交憑證、往來戶以及固定資產(chǎn)管理等信息。系統(tǒng)可以根據(jù)客戶化的設(shè)置，按照設(shè)定的模板來自動完成帳務(wù)的處理。財務(wù)系統(tǒng)與內(nèi)部銀行的支付系統(tǒng)實現(xiàn)收支和對帳的自動化，在分工更加精細(xì)的基礎(chǔ)上加強(qiáng)協(xié)作。

(2)實現(xiàn)財務(wù)控制能力的延伸

有了網(wǎng)絡(luò)的支撐，使各子公司和分支機(jī)構(gòu)能夠簡便安全的訪問集團(tuán)財務(wù)管理系統(tǒng)，滿足了應(yīng)用的需要。

(3)及時準(zhǔn)確的合并報表。

對內(nèi)部交易能夠快速準(zhǔn)確地實現(xiàn)對賬，集團(tuán)內(nèi)部財務(wù)數(shù)據(jù)能及時自動上報，上級機(jī)構(gòu)能對上報數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總、合并和分析，使公司領(lǐng)導(dǎo)及時掌握全公司的經(jīng)營狀況，為其提供決策支持?jǐn)?shù)據(jù)，提高公司的市場應(yīng)變能力。

(4)使企業(yè)具有海量數(shù)據(jù)處理的能力。

支持高性能的大型數(shù)據(jù)庫，保證企業(yè)數(shù)據(jù)的安全性和處理高效性；具有高性能、高安全機(jī)制的網(wǎng)絡(luò)性能，充分保證公司財務(wù)系統(tǒng)日常的業(yè)務(wù)處理和數(shù)據(jù)的安全、準(zhǔn)確性。同時，也為決策分析提供了依據(jù)。

4 結(jié)束語

財務(wù)管理是企業(yè)管理的核心，它體現(xiàn)了企業(yè)管理精準(zhǔn)、實效的要求。企業(yè)運(yùn)作過程中所有環(huán)節(jié)的人、財、物的變化都可以通過財務(wù)績效體現(xiàn)出來，而流程的重組能夠提升企業(yè)的財務(wù)管理水平，滿足企業(yè)發(fā)展的需求。

中國人民大學(xué)張瑞君教授曾這樣描述會計流程再造：“企業(yè)有了先進(jìn)的軟件好比有了好車，優(yōu)秀的人才好比有了合格的司機(jī)，健全的管理制度好比有了交規(guī)。但是如果沒有進(jìn)行會計流程再造，就好比忽視了修建道路，那么。合格司機(jī)駕駛再好的車子也無法在崎嶇的山間小道上飛馳?！?/p>

所以，信息技術(shù)的作用就是為企業(yè)打造性能優(yōu)良的跑車，提高企業(yè)的應(yīng)變能力，在瞬息萬變的市場中增強(qiáng)競爭能力，但就重組，應(yīng)該以業(yè)務(wù)為出發(fā)點(diǎn)，而不是以信息技術(shù)為出發(fā)點(diǎn)；應(yīng)該以流程為中心，而不是以數(shù)據(jù)為中心。