時間戰(zhàn)術助你成功

〔美〕尤金·格里斯曼

不時地有人這樣對你說:“在你空閑時間里再干那件事吧”，但是事實上并沒有“空閑的”時間。即使你躺在游泳池旁，那是閑暇時間——而不是空閑時間。

證明一切時間都有價值，在美國北部的一個大公司里，一位年長的經(jīng)理要求每一位出席會議的人“埋頭苦干”。在會議結(jié)束時，他用小時/人，計算出會議的總代價，然后再按每人的平均工資，換算成美元。這位經(jīng)理形成了他的觀點。會議看起來無需花費什么，但它們實際上是非常昂貴的，因為時間就是金錢。的確，假如你每年能掙1萬美元，每小時的價值就是5美元。如果你每天能節(jié)約1小時，你不僅能保存價值數(shù)千美元的時間，而且你有機會學習和去做那些使你的時間更有價值的事情。絕大多數(shù)獲得成功的人都是精通時間節(jié)省戰(zhàn)術的人，這些戰(zhàn)術可以簡述如下:

一、保持焦點。所有高層次的執(zhí)行者都能明確當務之急?！妒澜缰髁x者》雜志主編海倫·格利·布朗始終在她的辦公桌上放著一期這種雜志。無論何時她被引入歧途零碎地消耗時間，干一些無助于這種雜志成功的事情，只要看到那本雜志，就會使她回到正道上來?！俺悄阌幸粋€當務之急的意識”，布朗說，“你越整天苦干，離你開始時的目標就會越遠?！?/p>

確定當務之急的一個方法是建立一個“行動”一覽表。每天晚上，記下第二天要干的頭幾件事情。并且一天回顧幾次這張日程表。加拿大安大略省的時間管理顧問哈羅德·L·泰勒認為完成表上之事的最好方法是給每項任務一個特殊的時間區(qū)段。

二、80/20規(guī)則。如何確定你表格中的哪項任務是最重要的?方法之一是運用80/20規(guī)則。那是威廉·E·穆爾在為格利登公司銷售油漆時確定的。開頭一個月僅掙160美元，穆爾坐下來分析他的銷售圖表。他發(fā)現(xiàn)他的80%的買賣來自他的20%的客戶?！撬麑λ械目蛻艋ㄙM了同樣的時間。

于是，穆爾要求把他最不活躍的36個客戶重新分派給別地銷售員。然后他把精力集中到最有希望的客戶上。不久他一個月賺1000美元。穆爾從未放棄這一規(guī)則，終于成為凱利—穆爾油漆公司的主席。

三、現(xiàn)成模式。很多想走在前面的人花費有用的時間寫感謝信、慰問信和賀信。但是當它們變成例行公事的便函、信件和表格時，通過依靠事先寫好的材料，他們能節(jié)省大量的時間。

美國《精華》雜志主編蘇姍·泰勒創(chuàng)作了40種形式的書信，涉及各種事情，從退稿通知到答復募捐要求。這些信件被貯存在計算機上，能很快被調(diào)出、復制或通過改變幾個詞而適應不同的對象。泰勒經(jīng)常在信尾增加一個手寫的問候語作為親筆簽署。

四、電話情報。金融家J·B·富卡通過電話把買賣聯(lián)系在一起，獲得財富。他的最重要的戰(zhàn)術是打電話之前做筆記，“我直接進入要點，我從不談論天氣，我把業(yè)務放在至高無上的位置。”富卡認為管理打電話的時間是一種應該在商業(yè)學校里教授的至關重要的技巧。

避免讓電話鈴響個不停，立即接電話。因為你可能與打電話的人聯(lián)系上，你的信息就不會堆積起來。如果對方正忙著，許多時間戰(zhàn)略家都確定一個回電話的約會。如果當事人不在，則請對方轉(zhuǎn)告一個詳盡的口信，你可能很快得到回音。

五、現(xiàn)在就做。蘇姍娜·塞吉爾是一個著名的色彩專家，她為許多名人設計居室和衣物。在應付日程表上的所有要求時她遵循從祖母那里學到的一個原則:如果有一件事情要做，她立即就干。

非常多的人浪費時間“開始著手進入開始狀態(tài)”，塞吉爾常說。他們花費了很多的時間準備干一件事，以致他們沒有剩余的時間去干這件事了。如果立即著手行動，你就會驚奇自己干得有多快!記住，栽一棵樹的最好的時間是20年前，第二個最好的時間就是現(xiàn)在。

六、凍結(jié)設計。完美主義者和辦事拖拉之人浪費同樣的時間。瓦克維亞有限公司前主席托馬斯·R·威廉發(fā)現(xiàn)，很多有希望的年輕人不知道何時停止研究一個設計而把它交差。這些學員應該從工程師那里學到一些東西，工程師們被要求在一個確定的日期拿出最好的解決問題的辦法。即使一個設計不是完美無缺的，他們已經(jīng)在一個確定的期限里完成他們所能做到的最好的工作。

工程師們把它稱為“凍結(jié)設計”。成功的時間管理者都懂得什么時候值得為十全十美而奮斗，什么時候只有放棄十全十美才足夠好。

七、“不得不走”。我在特納廣播系統(tǒng)工作時，圣誕節(jié)前夕需要見特德·特納。他告訴我他很忙，僅能給我5分鐘時間。我盡可能快地提出我的看法，但是5分鐘飛快地過去了。當我中止后面的句子時，特納打斷了我的話?！澳愕?分鐘完了”，他說?！拔蚁矚g你，教授，但我不得不走了。圣誕快樂。”這次會見就這樣結(jié)束了。

如果不能像特納那樣，直接給來訪者一個提示，控制自己的日程，你可以用微妙的暗示，諸如向前挪動椅子、把紙張摞在一起或者用一個長的停頓提示時間已飛去了。如果會見比計劃的要長，若想加速進行，可以說“很抱歉，我剛看了看表。你是否還有其它要談及的項目?”卡雷·E·謝潑德是美國出版商的代理人。她的皮包里有一個設定十分鐘的計時器，當鈴響時，她就宣布需要赴另一個約會。如果她想繼續(xù)談話，就簡單地關掉定時器。

八、避開高峰，達到高峰。通過生活于非高峰期，避免排長隊、交通擁擠和其它的時間浪費?！队肋h向左轉(zhuǎn)》的作者肯·庫柏如此建議。在擁擠前早點去餐館。別在星期五下午兌換支票。在晚餐期間去菜店買東西，那時大多數(shù)人正在家里吃東西。通過常年買禮物而避免節(jié)日的擁擠。

在別人去吃飯的時間里使用辦公室的復印機，你就不必等待。早點去上班或晚點下班，那是電話鈴不響了，其他人也不在周圍，打通電話就會更快一些。盡量選定中午的航班，那時飛機不會在跑道上等待或在空中盤旋。

九、考慮代價，不是價格。在一個游藝廳，我曾觀察過人們排起近100米的長隊等候1個小時購買一份3.99美元的早餐。而50步之外，就有一個餐館，如果去那里，馬上就能坐下來吃飯，只不過價格貴了3美元。但是早餐以后，這些人又匆忙回到游藝廳，在這里他們冒著數(shù)倍于3美元的風險去下一次命運的賭注。

有許多屬于一分錢智慧幾小時愚蠢之類的事例。如果你選擇到機場的公共汽車代替出租車，你就丟失了有價值的時間等待公共汽車的到來。你外出做一個小時的買賣可以掙20美元，卻自己清掃房子而不肯每小時花10美元雇一個保姆，也是一種愚蠢的行為。當然，除非你更喜歡打掃房間。

十、利用技術。保存你的工作記錄在計算機上而不是筆記本里。因為計算機有一種搜尋的功能，可以在幾秒鐘之內(nèi)找到內(nèi)容。你也可以買計算機軟件，它會為你寫出并支付所有的帳單。

別手寫信件再讓秘書打印?！阉鼈兛谑谠阡浺魴C上。研究證明，那樣口授具有比手寫一封典型的185個詞的信件快3倍的優(yōu)越性。如果你一天寫五、六封信，按每月支付給你的10000美元計算，口授會使你一年節(jié)省的時間價值875美元。

任何時候，你提前完成一項任務或者避免一次無謂的爭吵，你不僅節(jié)省了時間，而且自己的生活也更愉快?！澳阏湎鼏?”本杰明·富蘭克林曾經(jīng)說過，“那么別浪費時間，因為它是構成生命的材料?！?/p>

(高金華譯自〔美〕《讀者文摘》1994年第9期)