金川集團(tuán)ERP系統(tǒng)成本管理應(yīng)用及成效

蘆君

金川集團(tuán)供應(yīng)分公司 甘肅金昌 737100

摘要：介紹了金川集團(tuán)在材料供應(yīng)方面實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的背景，通過(guò)引進(jìn)ERP系統(tǒng)在材料供應(yīng)采購(gòu)中的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)資金流、物流、信息流的統(tǒng)一管理，解決了內(nèi)部信息不暢通及管理困難等弊端，尤其在材料供應(yīng)環(huán)節(jié)上工作效率得到了很大的提高，供應(yīng)分公司2005年開(kāi)始應(yīng)用ERP顯然使材料成本管理水平得到了很大的提高，協(xié)助員工快速完成任務(wù)，提高了工作效率，對(duì)材料采購(gòu)各個(gè)方面得到了質(zhì)的飛躍，多年來(lái)取得了良好的經(jīng)濟(jì)效益。本文著重介紹ERP系統(tǒng)內(nèi)材料成本控制原理和流程，系統(tǒng)地總結(jié)了ERP系統(tǒng)的運(yùn)用給集團(tuán)公司材料供應(yīng)方面帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)效益。

關(guān)鍵詞：ERP；成本；應(yīng)用

一、引言

金川集團(tuán)股份有限公司（以下簡(jiǎn)稱金川集團(tuán)）是采、選、冶、化配套的大型有色冶金、化工聯(lián)合企業(yè)，鎳和鉑族金屬產(chǎn)量占中國(guó)的90%以上，是中國(guó)最大的鎳鈷鉑族生產(chǎn)基地，全國(guó)第三大銅生產(chǎn)基地。

上世紀(jì)90年代，金川集團(tuán)在材料管理工作中曾在計(jì)算機(jī)材料管理上做了很多實(shí)驗(yàn)性的摸索，由于受當(dāng)時(shí)技術(shù)和觀念制約，沒(méi)有得到有效推廣，僅僅局限于對(duì)全系統(tǒng)物資定（限）額消耗、儲(chǔ)備資金定額執(zhí)行情況的統(tǒng)計(jì)管理。大量的計(jì)劃申報(bào)、平衡、匯總、驗(yàn)收，領(lǐng)料單審批、傳遞，保管員發(fā)料、記帳、盤(pán)點(diǎn)等都是手工操作，相關(guān)數(shù)據(jù)多個(gè)崗位重復(fù)采集，形成信息孤島，效率低，勞動(dòng)量大，使物資管理工作始終處在低水平狀態(tài)。隨著集團(tuán)公司的做大做強(qiáng)和國(guó)際化經(jīng)營(yíng)的穩(wěn)步實(shí)施，引入現(xiàn)代信息技術(shù)，使物流、信息流、資金流有效結(jié)合，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)、信息資源共享、管理控制目標(biāo)，不斷提升物資供應(yīng)管理水平，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部物流更加快捷、準(zhǔn)確和高效運(yùn)行，為配合金川集團(tuán)供應(yīng)分公司材料信息計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)的需要，供應(yīng)分公司2005年開(kāi)始應(yīng)用ERP系統(tǒng)對(duì)材料的計(jì)劃，采購(gòu)、驗(yàn)收、庫(kù)存、統(tǒng)計(jì)等進(jìn)行管理，多年來(lái)取得了良好的經(jīng)濟(jì)效益，為集團(tuán)公司成本控制貢獻(xiàn)了力量。

二、ERP系統(tǒng)成本控制的原理及流程

ERP-Enterprise Resource Planning企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)，是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺(tái)，ERP的核心管理思想是對(duì)整個(gè)供應(yīng)鏈進(jìn)行管理的思想，體現(xiàn)精益生產(chǎn)，同步工程和敏捷制造的思想，體現(xiàn)事先計(jì)劃與事中控制的思想。其主要宗旨是對(duì)企業(yè)所擁有的人、財(cái)、物、信息、時(shí)間和空間等綜合資源進(jìn)行綜合平衡和優(yōu)化管理，協(xié)調(diào)企業(yè)各管理部門(mén)，圍繞市場(chǎng)導(dǎo)向開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)，提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，從而取得最好的經(jīng)濟(jì)效益。所以，ERP首先是個(gè)軟件，同時(shí)是一個(gè)管理工具。它是IT技術(shù)與管理思想的融合體，也就是先進(jìn)管理思想借助電腦，來(lái)達(dá)成企業(yè)的管理目標(biāo)。ERP協(xié)調(diào)強(qiáng)調(diào)僅靠自己企業(yè)的內(nèi)部資源不可能有效地參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，還必須把經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的外部資源（如上游的供應(yīng)商和制造商工廠以及下游的分銷商和客戶等）納入到一個(gè)整體的供應(yīng)鏈中，將企業(yè)的內(nèi)部資源和外部資源整合在一起，才能有效地安排在企業(yè)的產(chǎn)、供、銷活動(dòng)，滿足企業(yè)利用全社會(huì)一切市場(chǎng)資源快速高效的進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的需求，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)的動(dòng)態(tài)控制和資源的集成和優(yōu)化，進(jìn)一步提高效率和在市場(chǎng)上獲得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。ERP強(qiáng)調(diào)在管理變革的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的信息化建設(shè)，它是從哲理和實(shí)踐兩個(gè)方面，體現(xiàn)企業(yè)邁向知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，順應(yīng)管理革命發(fā)展趨勢(shì)的應(yīng)用軟件，是提高企業(yè)管理水平的有效手。ERP系統(tǒng)主要由采購(gòu)管理、訂單管理、驗(yàn)收管理、庫(kù)存和統(tǒng)計(jì)幾大模塊構(gòu)成。

ERP系統(tǒng)的成本控制幾乎涵蓋了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的所有階段。ERP系統(tǒng)利用海量的數(shù)據(jù)信息和強(qiáng)大的計(jì)算能力，充分挖掘成本降低的潛力；通過(guò)對(duì)已發(fā)生成本的定期分析和考核，及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為未來(lái)降低成本指出解決途徑。ERP作為一種先進(jìn)的管理模式必然要在不同的環(huán)節(jié)對(duì)成本加以控制。在各項(xiàng)業(yè)務(wù)發(fā)生之前，它能對(duì)引發(fā)成本發(fā)生的各種動(dòng)因進(jìn)行規(guī)劃分析并預(yù)測(cè)成本發(fā)生的可能性及數(shù)額，進(jìn)行先導(dǎo)式控制，以確保實(shí)際經(jīng)營(yíng)過(guò)程的低成本運(yùn)行；從系統(tǒng)本身來(lái)看，ERP成本控制系統(tǒng)強(qiáng)調(diào)事前計(jì)劃、事中控制、事后反饋的統(tǒng)一。目前，ERP系統(tǒng)的應(yīng)用主要是與標(biāo)準(zhǔn)成本法或作業(yè)成本合，重點(diǎn)以采購(gòu)管理為突破口，進(jìn)行成本控制分析。

采購(gòu)成本控制主要是指在采購(gòu)的過(guò)程中，對(duì)用于采購(gòu)的材料的成本控制。利用ERP控制采購(gòu)成本，就是要使整個(gè)采購(gòu)過(guò)程信息化、透明化、制度化。采購(gòu)部門(mén)主要利用ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)供應(yīng)商和采購(gòu)信息的管理，通過(guò)招標(biāo)選定供應(yīng)商并簽訂合同，采購(gòu)合同中包含的信息便成為ERP系統(tǒng)中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，利用這些數(shù)據(jù)ERP系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商信譽(yù)管理、到貨質(zhì)量管理和采購(gòu)付款管理等模塊功能。如圖1所示，采購(gòu)管理一般包括采購(gòu)訂單、接收入庫(kù)、退貨和供應(yīng)商評(píng)價(jià)等環(huán)節(jié)。匯集請(qǐng)購(gòu)單，這是采購(gòu)的第一步，這一環(huán)節(jié)的成本控制大多取決于企業(yè)資金情況、科研情況和市場(chǎng)環(huán)境等。請(qǐng)購(gòu)單匯集后經(jīng)過(guò)主管人員的批準(zhǔn)便形成采購(gòu)訂單，錄入ERP系統(tǒng)的采購(gòu)訂單為采購(gòu)成本控制提供了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。供應(yīng)商選擇這一環(huán)是采購(gòu)成本控制的重要環(huán)節(jié)，對(duì)其成本控制主要依賴ERP系統(tǒng)對(duì)供應(yīng)商信息的評(píng)估，將供應(yīng)商的相關(guān)信息與供應(yīng)商主文檔中的信息對(duì)比，包括供應(yīng)商的資信、到貨率、提供物料的質(zhì)量等，使整個(gè)過(guò)程透明化、制度化、公開(kāi)化。此外，合同簽訂應(yīng)盡量使得付款計(jì)劃與財(cái)務(wù)預(yù)算相符，同時(shí)也要保證合同信息錄入的準(zhǔn)確性，這有助于以后的成本管理。驗(yàn)貨入庫(kù)后相關(guān)的驗(yàn)收單在ERP內(nèi)部會(huì)進(jìn)行自動(dòng)檢查，當(dāng)差異超過(guò)了預(yù)先設(shè)置的容許界限時(shí)（如交貨日期和數(shù)量）將會(huì)被拒收而形成退貨單，同時(shí)ERP系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)檢查入庫(kù)單與采購(gòu)定單的配比，以便信息的及時(shí)反饋，當(dāng)驗(yàn)收部門(mén)核對(duì)無(wú)誤后，物料便運(yùn)入倉(cāng)庫(kù)保存。財(cái)務(wù)人員將物料相關(guān)信息錄入ERP系統(tǒng)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)根據(jù)發(fā)票生成應(yīng)付記錄，并進(jìn)行入庫(kù)單與發(fā)票的匹配，只有當(dāng)發(fā)票與訂單一致時(shí)才能通過(guò)；最后，付款前必須保證銀行票據(jù)系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)的賬號(hào)數(shù)據(jù)同步更新并保持一致，審批手續(xù)不齊全或賬戶信息錯(cuò)誤將可能導(dǎo)致付款錯(cuò)誤，帶來(lái)不必要的損失。

三、ERP系統(tǒng)材料成本管理的應(yīng)用和成效

通過(guò)多年來(lái)ERP材料管理的應(yīng)用，金川集團(tuán)供應(yīng)分公司在系統(tǒng)構(gòu)建的用友集團(tuán)業(yè)務(wù)指導(dǎo)下，認(rèn)真做好全公司材料的供應(yīng)工作，確保了生產(chǎn)物資的需要，較好地完成了各項(xiàng)工作任務(wù)，材料管理水平得到了很大提高，取得了顯著的經(jīng)濟(jì)效益。主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：首先，材料計(jì)劃準(zhǔn)確率逐年提高，主要大宗材料計(jì)劃準(zhǔn)確率已超過(guò)95%，采購(gòu)人員有了技術(shù)準(zhǔn)確的生產(chǎn)計(jì)劃信息，就能集中精力進(jìn)行價(jià)值分析，貨源選擇，研究談判策略，了解生產(chǎn)問(wèn)題，縮短了采購(gòu)時(shí)間和節(jié)省了采購(gòu)費(fèi)用。其次，在加快資金周轉(zhuǎn)、降低庫(kù)存方面取得了明顯成效。其中資金周轉(zhuǎn)天數(shù)由原來(lái)的近兩個(gè)月縮短為一個(gè)月以內(nèi)；每年采購(gòu)成本節(jié)約約千萬(wàn)余元，庫(kù)存資金占用率連年下降。由于庫(kù)存費(fèi)用下降，勞力的節(jié)約，采購(gòu)費(fèi)用節(jié)省等一系列人、財(cái)、物的效應(yīng)，使生產(chǎn)成本得到降低。再次，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)處理，決策命令準(zhǔn)確下達(dá)，減少經(jīng)營(yíng)成本，減低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，快速應(yīng)對(duì)市場(chǎng)變化，通過(guò)ERP系統(tǒng)可協(xié)助基層用料單位加強(qiáng)物資定額儲(chǔ)備管理和降低材料消耗管理。

四、結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)ERP系統(tǒng)在金川集團(tuán)供應(yīng)分公司的多年實(shí)踐和應(yīng)用，可以看到在材料的計(jì)劃、采購(gòu)、庫(kù)存等方面的管理水平都得到了極大提高，并取得了令人滿意的成效。隨著計(jì)算機(jī)材料管理在供應(yīng)分公司的日益成熟和普及，未來(lái)供應(yīng)分公司的材料ERP管理將更上一層樓，ERP系統(tǒng)將幫助我企業(yè)更好的提升競(jìng)爭(zhēng)力，降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本，不斷為企業(yè)發(fā)展帶來(lái)新的原動(dòng)力，使企業(yè)在激烈市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中不斷壯大發(fā)展，在同行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中取得更大的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，為了金川集團(tuán)的生產(chǎn)建設(shè)開(kāi)創(chuàng)材料供應(yīng)工作管理新局面作出更大的貢獻(xiàn)。

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