水利工程建設(shè)項目檔案管理常見問題及解決對策探討

李玲霞

（海河水利委員會水利信息網(wǎng)絡(luò)中心，天津 300170）

水利工程建設(shè)項目檔案是指水利工程項目在前期工作、建設(shè)實(shí)施、竣工驗收等全過程形成的具有保存和利用價值的文字、圖表、聲像、電子文件等不同形式和載體的歷史記錄。項目法人及參建單位應(yīng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，明確檔案部門或人員崗位職責(zé)，建立檔案工作制度，統(tǒng)籌安排檔案工作經(jīng)費(fèi)，確保檔案工作的正常開展。

下面，筆者依據(jù)多年水利工程建設(shè)項目檔案管理工作經(jīng)驗，對水利工程建設(shè)項目檔案管理中常見問題進(jìn)行簡要的分析總結(jié)，并提出了其解決對策。

1 常見問題

1.1 完整性、系統(tǒng)性不強(qiáng)

項目前期文件如可行性研究只有批復(fù)沒有請示；聲像材料中缺少照片說明；設(shè)計變更通知單、執(zhí)行單等設(shè)計變更文件歸檔不全；竣工驗收文件相關(guān)材料缺少相應(yīng)電子文件；項目檔案分類不夠規(guī)范等。

1.2 準(zhǔn)確性不強(qiáng)

重要文件沒有原件，僅以復(fù)制件歸檔；部分文件簽字蓋章手續(xù)不完備；部分合同無簽訂日期；合同簽訂日期在招投標(biāo)文件或中標(biāo)通知書之前；個別工程文件同一簽名出現(xiàn)多種筆跡，文件形成時間前后矛盾，說明存在資料造假的情況；設(shè)計變更文件沒有全部修訂到竣工圖上。

1.3 項目文件形成與工程建設(shè)進(jìn)度不同步

部分項目施工進(jìn)度已經(jīng)進(jìn)行到下一個節(jié)點(diǎn)，但上一個施工節(jié)點(diǎn)的施工記錄還沒有形成；原材料的檢驗報告明顯滯后，實(shí)際工作中存在著先施工后做檢驗或后出檢驗報告的現(xiàn)象。

1.4 檔案整理不規(guī)范

案卷文件的組織、排列無序；案卷題名不能揭示卷內(nèi)文件內(nèi)容，文件題名不能反映文件具體內(nèi)容；頁碼編寫位置不對、不連續(xù)；保管期限劃分不夠準(zhǔn)確；檔案管理卷中缺少參建單位歸檔情況說明、交接清冊等。

2 解決對策

2.1 提高對檔案的專業(yè)性認(rèn)識

水利工程建設(shè)項目人員流動性較大，水利工程建設(shè)涉及專業(yè)較多，各級部門應(yīng)加大對項目法人和參建單位檔案管理人員的崗前培訓(xùn)和過程指導(dǎo)，嚴(yán)格要求施工現(xiàn)場各崗位人員對檔案規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)流程的學(xué)習(xí)，做到對文件材料系統(tǒng)性理解到位，對項目檔案反映工程實(shí)際的重要性認(rèn)識到位。

2.2 檔案管理部門應(yīng)提前介入培訓(xùn)和指導(dǎo)

各級單位檔案管理部門應(yīng)及時介入水利工程建設(shè)項目檔案的培訓(xùn)和指導(dǎo)，不只是在檔案移交或者集中整理檔案的階段進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，還應(yīng)在工程開工前和建設(shè)過程中就介入項目檔案的培訓(xùn)和指導(dǎo)。明確檔案的收集、整理標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)施工現(xiàn)場兼職檔案員對檔案進(jìn)行整理，確保項目檔案過程的管控。同時，檔案管理部門應(yīng)加大對建設(shè)項目的關(guān)注力度，增強(qiáng)相關(guān)單位和人員的檔案意識。

2.3 有效提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

水利工程檔案具有專業(yè)技術(shù)性、成套性、現(xiàn)實(shí)性等特點(diǎn)，離不開具有綜合素質(zhì)的管理人員。目前，檔案管理部門及人員普遍對水利工程建設(shè)項目管理模式和工作流程、水利工程建設(shè)和項目檔案之間的有機(jī)聯(lián)系和對工程項目關(guān)鍵環(huán)節(jié)形成的重要文件不夠了解，這就需要檔案管理人員不斷更新知識，提高業(yè)務(wù)能力和水平。檔案管理人員，一方面要定期參加專業(yè)理論的學(xué)習(xí)，懂技術(shù)、會管理、業(yè)務(wù)精，并取得相應(yīng)的管理資質(zhì)、持證上崗；另一方面要積極參加工程部門組織的工程協(xié)調(diào)會、設(shè)備驗收會等專業(yè)會議，及時了解工程施工進(jìn)度、施工工藝等一系列工程動態(tài)變化，不僅對檔案專業(yè)理論知識精通，還要對水利工程的特點(diǎn)、工作流程和施工工藝等方面熟悉和了解。

2.4 加強(qiáng)項目檔案前端和過程的管控

做好水利工程建設(shè)項目檔案工作的基礎(chǔ)是不斷提升檔案管理水平。要做好全過程管控，促進(jìn)檔案與工程融合。各項目在建設(shè)之初應(yīng)成立檔案機(jī)構(gòu)，配備檔案人員，制定檔案管理制度，明確檔案收集范圍和標(biāo)準(zhǔn)，并采取有效措施對文件材料產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、積累和歸檔的過程實(shí)施全過程管理，確保檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范和安全。

項目法人應(yīng)提高對歸檔文件的“源頭控制”認(rèn)識，特別是前期文件應(yīng)安排專人跟蹤收集，避免重要文件的遺漏缺失。項目法人、監(jiān)理單位在項目建設(shè)過程中對施工技術(shù)文件、竣工資料、工程圖紙均應(yīng)嚴(yán)格審查，使文件材料的內(nèi)在質(zhì)量得到保障。工程項目雖然工期緊張、人力缺乏，但要確保項目建設(shè)過程檔案管理的規(guī)范，面對工程審計稽查等各項檢查時不要發(fā)生突擊整理檔案的情況，以免造成資料偽造、簽字蓋章造假的現(xiàn)象，使檔案的準(zhǔn)確性和原始憑證的屬性得到有效保障。

2.5 做好項目檔案實(shí)時收集工作

一般來說，將對工程檔案的收集工作分為超前控制、入口控制和滯后控制三個階段。第一，超前控制，是指把工程檔案前身——工程文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作控制好，參與、協(xié)助、監(jiān)督工程文件材料管理工作的各個環(huán)節(jié)，保證文件材料的質(zhì)量。做好這項工作，科技檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)就有保障。第二，入口控制，是指在項目檔案收集工作中的質(zhì)量把關(guān)。其主要是檢查歸檔的工程文件材料是否完整成套，應(yīng)當(dāng)歸檔的材料是否都已歸檔；案卷質(zhì)量是否符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。第三，滯后控制，是指在檔案收集工作完成之后的控制。在工程檔案管理工作中，如發(fā)現(xiàn)仍存在不完整、不準(zhǔn)確的問題，應(yīng)及時反饋給負(fù)責(zé)收集工作的部門，并通過與有關(guān)工程管理部門聯(lián)系進(jìn)行補(bǔ)充和糾正；工程文件材料歸檔后，有些工程改建、擴(kuò)建等又新產(chǎn)生一些工程文件材料，檔案部門必須及時檢查、督促歸檔，使工程檔案始終與工程實(shí)體保持一致。

2.6 健全項目檔案管理約束和考核機(jī)制

檔案管理部門應(yīng)建立有效的驗收把關(guān)機(jī)制，不僅要保證項目檔案的進(jìn)館驗收做到規(guī)范移交，而前期文件、啟動驗收文件、結(jié)算審計文件、過程管理性文件的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性也要得到保障；結(jié)算時相關(guān)單位應(yīng)審查各參建單位檔案移交證明材料，參建單位應(yīng)按規(guī)定移交檔案，檔案管理部門加大約束和考核機(jī)制。各參建單位要保障項目檔案管理崗位職責(zé)明確，加大考核力度，提高施工現(xiàn)場兼職檔案員工作的積極性。

2.7 找準(zhǔn)檔案管理的創(chuàng)新點(diǎn)

（1）編制檔案管理作業(yè)指導(dǎo)書。檔案這樣有形的、原始的、真實(shí)的依據(jù)性文件需要一個統(tǒng)一的、順應(yīng)水利事業(yè)發(fā)展和變革的標(biāo)準(zhǔn)來指導(dǎo)我們的行動。為進(jìn)一步規(guī)范水利工程建設(shè)項目檔案管理，根據(jù)《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》（DA/T 28-2018）、《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》（水辦〔2005〕480號）及《水利工程建設(shè)項目檔案驗收管理辦法》（水辦〔2008〕366號）等相關(guān)要求，應(yīng)進(jìn)一步明確項目檔案管理程序并編制檔案管理工作指導(dǎo)意見，新增文檔編寫格式、內(nèi)容等，結(jié)合水利工程建設(shè)項目特點(diǎn)，編寫檔案管理作業(yè)指導(dǎo)書，實(shí)現(xiàn)水利工程建設(shè)項目檔案創(chuàng)新性管理的目標(biāo)，指導(dǎo)各單位順利開展水利工程建設(shè)項目檔案管理工作。同時，檔案部門通過與設(shè)計、工程管理、監(jiān)理及參建單位等部門對檔案管理作業(yè)指導(dǎo)書進(jìn)行充分討論，使作業(yè)指導(dǎo)書達(dá)到簡便、清楚和可操作。

（2）加強(qiáng)對水利工程檔案進(jìn)行預(yù)歸檔。水利工程建設(shè)項目包括工程的立項、施工、配套、設(shè)備安裝運(yùn)行、竣工驗收、投產(chǎn)運(yùn)行等環(huán)節(jié)，涉及立項、設(shè)計、施工、監(jiān)理等多個部門和單位，歷時較長。將一個水利工程項目的檔案從諸多環(huán)節(jié)和部門及時、完整地收集整理歸檔難度較大。僅依靠檔案人員和工程管理部門的項目負(fù)責(zé)人去收集、整理是不行的，很可能會使具有檔案價值的工程資料丟失或不完整。所以，要在工程管理部門設(shè)置一個專職管理工程資料的檔案人員，隨著工程的進(jìn)度對工程資料進(jìn)行工程檔案的預(yù)歸檔。檔案管理人員可以隨時對預(yù)歸檔的檔案資料進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，避免待工程正式竣工后歸檔時出現(xiàn)資料不全、案卷質(zhì)量差的現(xiàn)象，保障工程檔案的真實(shí)性、原始性。

3 結(jié)語

在今后的水利工程建設(shè)項目檔案管理工作中，要進(jìn)一步健全檔案管理約束和考核機(jī)制，實(shí)現(xiàn)項目文件形成與工程建設(shè)進(jìn)度同步，增強(qiáng)建管人員檔案業(yè)務(wù)知識，暢通前期文件收集渠道，提升檔案管理人員業(yè)務(wù)水平，同時檔案管理人員及早介入項目檔案的培訓(xùn)和指導(dǎo)，做好項目檔案實(shí)時收集工作，實(shí)現(xiàn)全過程管理。只有做好水利工程建設(shè)項目檔案管理工作，才能為將來水利事業(yè)的發(fā)展提供準(zhǔn)確、有效的歷史依據(jù)。