淺論館藏檔案數(shù)字化前期工作中存在的問題和對策

丁 勇 李 平

(1.中國石油西南油氣田公司檔案館 2. 中國石油西南油氣田公司勘探開發(fā)研究院)

0 引言

根據(jù)中國石油天然氣集團(tuán)公司(以下簡稱“集團(tuán)公司”)“十二五”信息技術(shù)總體規(guī)劃的部署，為實現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的有效集成，集團(tuán)公司內(nèi)部建立了統(tǒng)一的檔案管理平臺和以檔案信息資源為核心的知識管理平臺，并于2008年12月啟動了中國石油檔案管理系統(tǒng)(即“E6系統(tǒng)”)，2011年2月正式上線運(yùn)行。

在應(yīng)用E6系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，持續(xù)開發(fā)、完善系統(tǒng)功能，基本實現(xiàn)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化與現(xiàn)代化管理，館藏檔案數(shù)字化工作已經(jīng)啟動。筆者所在單位把館藏檔案數(shù)字化工作提到了議事日程，計劃利用四年半的時間完成館藏檔案數(shù)字化工作，使館藏檔案數(shù)字化率達(dá)到80%以上。結(jié)合本單位開展此項工作的實際情況，針對發(fā)現(xiàn)和可能存在的問題，提出以下相應(yīng)的對策。

1 存在的問題和困難

1.1 思想重視程度不一

由于檔案保存的是“歷史”信息，是“完成時”而不是“現(xiàn)在時”，不能直接為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，因此作為信息記載媒介之一的檔案信息一直沒有得到應(yīng)有的關(guān)注和重視。近年來企業(yè)雖體會到了信息的重要性，對數(shù)字化工作可以促進(jìn)企業(yè)發(fā)展基本達(dá)成共識，總體上看，認(rèn)識在不斷提高，但各單位、各部門在實際運(yùn)行管理中重視程度不一。有人認(rèn)為數(shù)字化工作就是將紙質(zhì)文件掃描成電子文件，任何人都可以輕而易舉地進(jìn)行，操作簡單，是件可以等可以拖的事，因此造成企業(yè)檔案數(shù)字化工作經(jīng)費(fèi)不足，硬件設(shè)施落后，高素質(zhì)檔案人才匱乏，檔案人員知識結(jié)構(gòu)陳舊的現(xiàn)象普遍存在。

1.2 工作協(xié)調(diào)難度大

館藏檔案數(shù)字化工作是由多個業(yè)務(wù)部門協(xié)調(diào)配合共同完成的。比如檔案的調(diào)檔、檔案錄入質(zhì)量的檢查驗收、檔案數(shù)字化軟硬件設(shè)備的安裝、調(diào)試、維護(hù)等都分別由不同部門、不同人負(fù)責(zé)。如果在前期準(zhǔn)備中不把各部門間的關(guān)系和職責(zé)分工理順、明確，進(jìn)行較好的銜接和協(xié)調(diào)，在實施過程中就很容易因其中一個部門或一個環(huán)節(jié)的工作影響而延誤整個工作進(jìn)程。

1.3 執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)難統(tǒng)一

雖然集團(tuán)公司制定了《中國石油天然氣集團(tuán)公司檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范(試行)》，但因館藏檔案形成時期、形成地域的不同，各檔案管理部門在實施館藏檔案數(shù)字化工作時仍會面臨一定的差異，有時會出現(xiàn)無章可循的情況。以掃描為例，圖像越清晰，掃描儀分辨率越高，圖像所占空間越大。有人認(rèn)為在掃描圖像時應(yīng)首先考慮容量，控制圖像所占比例，而有人則認(rèn)為掃描應(yīng)首先考慮圖像清晰度。

1.4 對外監(jiān)管難把握

近年來，各單位辦公設(shè)備不斷補(bǔ)充完善，軟、硬件配置基本滿足掃描軟件的正常運(yùn)行，檔案人員可自行掃描紙質(zhì)檔案。從先期實施館藏檔案數(shù)字化工作成效良好的集團(tuán)公司所屬一些單位的做法來看，建議掃描工作委托專業(yè)的檔案數(shù)字化公司完成，其理由：①可確保檔案人員完成日常的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、收集、整理、歸檔、借閱工作；②可借助專業(yè)公司雄厚的實力和長期實踐中積累的處理具體技術(shù)性問題的豐富經(jīng)驗，保證檔案數(shù)字化工作的高質(zhì)量、高效益；③可降低由檔案館藏單位購置設(shè)備和軟件帶來的投資風(fēng)險，節(jié)省大量經(jīng)費(fèi)，并得到專業(yè)化公司先進(jìn)設(shè)備、技術(shù)不斷升級的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。但因館藏檔案數(shù)字化涉及拆卷(件)、編號、著錄、掃描、裝訂掛接、入庫等多個工作流程，交由專業(yè)化公司來完成，某個環(huán)節(jié)考慮不周將因小失大，進(jìn)而影響整個工作的質(zhì)量和進(jìn)程。比如編號環(huán)節(jié)，工作人員完成編號后沒有及時進(jìn)行自檢，在掃描時才發(fā)現(xiàn)有漏頁等問題，勢必造成返工。在數(shù)字化前期工作中，因經(jīng)驗不足、規(guī)章制度不完善、管理環(huán)節(jié)疏漏等問題，使數(shù)字化工作對外監(jiān)管難度極大。

1.5 檔案資料安全保障措施不夠

“企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、技術(shù)等活動中形成的具有保存價值的不同載體的歷史記錄,是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分,是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益,合法權(quán)益和歷史面貌的重要憑證,是不可再生資源。”[1]企業(yè)檔案一旦發(fā)生事故,造成的損失將無法彌補(bǔ)。由于檔案數(shù)字化建設(shè)實施中涉及的部門多、職責(zé)不同，參與的內(nèi)外部人員多、素質(zhì)參差不齊，工作流程多、環(huán)環(huán)相扣，檔案在其中各個流通環(huán)節(jié)中存在極大的安全隱患，安全保障措施的滯后將會造成檔案的丟失、損毀、泄密、失密等現(xiàn)象發(fā)生，因此保護(hù)企業(yè)檔案在數(shù)字化工作中的安全就顯得尤為重要。

2 對策

2.1 加大宣傳力度，充分認(rèn)識檔案數(shù)字化工作的重要性和必要性

從集團(tuán)公司信息化建設(shè)總體規(guī)劃以及檔案信息化建設(shè)的要求出發(fā)，對館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化已經(jīng)被列入各檔案管理部門的重要工作之一，同時作為集團(tuán)公司檔案工作評價考核的內(nèi)容。為此，檔案人員必須轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高素質(zhì)，了解和把握檔案數(shù)字化建設(shè)工作的先進(jìn)之處，積極主動利用各種途徑和方式加大宣傳力度，向企業(yè)管理層宣傳檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性和必要性，通過企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案數(shù)字化建設(shè)工作的重視，獲得更大的理解和支持，確保檔案數(shù)字化建設(shè)在資金和硬件設(shè)施等方面的投入和保障。

2.2 組建項目組，明確職責(zé)

各單位及時組建館藏檔案數(shù)字化工作組建項目組，真正落實“一把手工程”，明確各級責(zé)任。組長負(fù)責(zé)處理重大的、關(guān)鍵性的問題；副組長主要負(fù)責(zé)解決實施中出現(xiàn)的具體問題；組員主要負(fù)責(zé)各環(huán)節(jié)實施推進(jìn)的質(zhì)量驗收等，層層落實，各自職責(zé)明確，避免推諉延誤工作。如選擇外委公司，需明確其職責(zé)要求，將相應(yīng)的權(quán)利與義務(wù)等寫入合同，便于履約過程中的監(jiān)督與最終的檢查驗收。

2.3 遵章守制，審慎選擇外委公司

在實施推進(jìn)檔案數(shù)字化工作的過程中，要遵守檔案管理各項規(guī)章制度，結(jié)合本單位檔案數(shù)字化工作的實際，在前期充分醞釀建立適宜的制度或辦法等，如筆者單位已經(jīng)建立的《歷史檔案數(shù)字化工作實施細(xì)則》、《歷史檔案數(shù)字化工作流程質(zhì)量管理辦法》等，強(qiáng)化了歷史檔案數(shù)字化工作中的技術(shù)要求和安全保障，促進(jìn)數(shù)字化工作持續(xù)健康推進(jìn)。

由于外委的專業(yè)化公司是獨(dú)立的實體，其與檔案館是合作伙伴關(guān)系而不是隸屬關(guān)系，因此，檔案館對其合作行為往往不易控制。對專業(yè)化公司的選擇必須具備以下的安全保密條件[2]：

(1)認(rèn)真審核服務(wù)公司的背景情況，不得外包給有外資背景或外籍人員的公司。

(2)與服務(wù)公司簽訂安全保密協(xié)議，規(guī)定其不得下載、留存、持有和使用檔案室的任何檔案信息，違者承擔(dān)法律責(zé)任并予嚴(yán)厲經(jīng)濟(jì)處罰。服務(wù)公司要對其聘用的工作人員進(jìn)行身份審查和登記備案，與其簽訂保密協(xié)議。

(3)檔案在服務(wù)公司進(jìn)行整理、數(shù)字化過程中，檔案室必須在工作現(xiàn)場安裝監(jiān)控設(shè)備，并派人實行全過程監(jiān)管。

(4)檔案數(shù)字化前，檔案室必須將所有數(shù)字化設(shè)備和軟件送本級保密行政管理部門進(jìn)行安全保密技術(shù)檢測，有安全保密隱患的一律不得使用。數(shù)字化工作中使用的軟件必須是正版軟件。

(5)檔案數(shù)字化任務(wù)完成時，檔案室必須與保密行政管理部門檢查服務(wù)公司所用設(shè)備中是否有信息留存，凡有信息留存的，必須清除信息并作安全技術(shù)處理。服務(wù)公司使用過的存儲器應(yīng)當(dāng)全部退回檔案室處理。

(6)檔案部門須自備檔案數(shù)字化場地，并封閉數(shù)字化設(shè)備的信息出口，防止信息外泄。

2.4 加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范管理

(1)加強(qiáng)本單位各部門間的溝通。館藏檔案數(shù)字化工作，主要依靠檔案管理部門完成，但在實施過程中需要本單位計劃、財務(wù)、安全、辦公室等各部門的通力合作。因此，各單位檔案數(shù)字化實施工作領(lǐng)導(dǎo)小組組長需定期或不定期地組織召開聯(lián)席會議，及時協(xié)調(diào)溝通，評估和發(fā)現(xiàn)工程實施各階段中的各種不確定因素，不斷總結(jié)工作中的經(jīng)驗和教訓(xùn)，確保檔案數(shù)字化工作順利進(jìn)行。

(2)加強(qiáng)檔案館內(nèi)部成員間的溝通。在對館藏檔案實施數(shù)字化工作的同時，日常檔案的接收、整編、入庫、借閱等管理工作仍需有序進(jìn)行。為此，檔案管理部門第一負(fù)責(zé)人要同時兼顧檔案日常管理工作與數(shù)字化工作的正常推進(jìn)，做好內(nèi)部管理成員間的溝通協(xié)調(diào)工作，檔案各管理成員在完成本職工作的前提下，在數(shù)字化工作的領(lǐng)卷、裱糊、質(zhì)檢、入庫等各環(huán)節(jié)中保持即時交流，信息對等，為檔案數(shù)字化工作創(chuàng)造良好的氛圍。

(3)加強(qiáng)檔案館與專業(yè)化公司之間的溝通。在工作開展之前，檔案館、專業(yè)公司應(yīng)在充分溝通協(xié)商的基礎(chǔ)上，共同制定階段工作目標(biāo)、完成質(zhì)量要求、驗收標(biāo)準(zhǔn)等，通過統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，讓雙方工作人員有章可循，確保對館藏檔案數(shù)字化工作的規(guī)范化。比如文件標(biāo)題的確定，必須制定科學(xué)規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，從而保證館藏檔案數(shù)字化處理后充分發(fā)揮其檢索意義，確保計算機(jī)通過標(biāo)題檢索，可以找到包含這個詞的所有文件。

2.5 提高防范意識，確保檔案安全

針對本單位檔案數(shù)字化安全工作的薄弱環(huán)節(jié)，從以下幾個方面組織制定各項防范措施，定期與不定期地檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，防止各類檔案安全事故的發(fā)生。

(1)從思想上提高檔案安全防范意識。積極開展檔案數(shù)字化風(fēng)險教育,提高管理者及檔案數(shù)字化相關(guān)人員的風(fēng)險意識，對檔案數(shù)字化的各類風(fēng)險因素及后果有全面、客觀的認(rèn)識，樹立積極應(yīng)對檔案數(shù)字化風(fēng)險的思想防線。

(2)從行為上規(guī)范安全防護(hù)程序。檔案人員經(jīng)手的事情要自始至終手續(xù)清楚，防止“無形”信息的泄露。檔案在庫房外未被使用時，不允許長時間放在桌子上，應(yīng)及時收好；檔案不準(zhǔn)擅自帶離檔案室，加工現(xiàn)場不得隨地隨意堆放檔案，并堅持檔案不能在外“過夜”原則，保證當(dāng)日加工檔案必須當(dāng)日歸庫。必須確定檔案的使用權(quán)限。在檔案數(shù)字化過程中，應(yīng)明確規(guī)定外包方哪個人才可借出紙質(zhì)檔案，檔案館人員只能將紙質(zhì)檔案借與指定人員，歸檔時也只與指定人員辦交接手續(xù)。數(shù)字化處理前，檔案館應(yīng)對館藏檔案進(jìn)行鑒定，對標(biāo)有“密級”且未經(jīng)解密的涉密檔案實行專人專控處理。

(3)從場地、系統(tǒng)上加強(qiáng)安全監(jiān)控。檔案數(shù)字化處理場地必須配備消防系統(tǒng)，防盜報警系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)；數(shù)字化處理系統(tǒng)必須是封閉性獨(dú)立網(wǎng)絡(luò)，禁止與其他任何網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)互聯(lián)；數(shù)字化處理系統(tǒng)中的計算機(jī)主機(jī)、外設(shè)輸入輸出接口均有警示語封口，數(shù)字化加工現(xiàn)場禁止使用私人移動硬盤、U盤、光盤等存儲介質(zhì)，數(shù)據(jù)遷移、臨時備份等工作統(tǒng)一采用具有安全功能的專用U盤、移動硬盤；檔案數(shù)字化處理的各個環(huán)節(jié)應(yīng)建立移交手續(xù)，確保館藏檔案化建設(shè)的每一步驟都處于可控狀態(tài)。

3 結(jié)束語

在對館藏檔案實施數(shù)字化的前期工作中，未雨綢繆，準(zhǔn)備工作越充分，推進(jìn)工作越有力，有計劃、有步驟地完成館藏檔案數(shù)字化的工作目標(biāo)，使檔案利用變被動滿足需要到主動提供服務(wù)，實現(xiàn)檔案信息資源的共享。

1 宮曉東.企業(yè)檔案管理學(xué)[M].北京：高等教育出版社，1999.

2 集團(tuán)公司辦公廳.《關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國家檔案局關(guān)于加強(qiáng)檔案數(shù)字化和檔案信息化服務(wù)外包管理有關(guān)事項的通知》 廳函[2012]47號[Z].

3 孫洪魯,劉虎.數(shù)字化加工檔案原件與信息安全的管理[J].中國檔案,2010(8):53-55.