新時(shí)代事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法

王延

（承德市食品藥品檢驗(yàn)檢測(cè)中心，河北承德 067000）

0 引言

事業(yè)單位規(guī)?；l(fā)展的同時(shí)，行業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭也愈演愈烈，詳細(xì)記錄本單位發(fā)展歷程，涵蓋諸多載體形式的檔案資源管理，近年來成為了事業(yè)單位管理的重中之重。在新時(shí)代背景下，傳統(tǒng)檔案管理模式的實(shí)施在一定程度上不僅難以取得預(yù)期的管理成效，甚至還對(duì)檔案管理工作職能的發(fā)揮起到了一定的制約作用，為此需要對(duì)檔案管理進(jìn)行不斷優(yōu)化和創(chuàng)新，是當(dāng)下檔案資源價(jià)值最大化發(fā)揮的重要戰(zhàn)略基礎(chǔ)。

1 新時(shí)代事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新意義

隨著事業(yè)單位機(jī)構(gòu)數(shù)量的不斷增加，再加之信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，單位電子文檔數(shù)量每天的產(chǎn)生量十分巨大，倘若機(jī)構(gòu)在進(jìn)行檔案資源管理時(shí)，依舊采取傳統(tǒng)化的管理模式，在暴露諸多問題的同時(shí)，管理工作的精準(zhǔn)度和時(shí)效性也勢(shì)必受到一定影響。在新時(shí)期為保障檔案管理工作的規(guī)范化開展，從制度、管理機(jī)制以及人才建設(shè)等多個(gè)角度對(duì)檔案管理進(jìn)行不斷優(yōu)化和調(diào)整，是促進(jìn)事業(yè)單位長遠(yuǎn)發(fā)展的重要戰(zhàn)略基礎(chǔ)。此外，根據(jù)大量調(diào)研數(shù)據(jù)分析可知，檔案管理創(chuàng)新工作的規(guī)范化開展還具有如增強(qiáng)了檔案的保密性和安全性、降低了檔案查找難度、提升了人民群眾滿意度、提升檔案管理的規(guī)范化程度以及優(yōu)化了單位機(jī)構(gòu)的整體形象。

2 新時(shí)代檔案管理工作面臨的困境

2.1 對(duì)檔案管理工作的重視較為孱弱

作為囊括諸多載體形式的檔案資源，是事業(yè)單位在激烈化市場(chǎng)競(jìng)爭環(huán)境中穩(wěn)定性發(fā)展的重要戰(zhàn)略基礎(chǔ)。但目前來看在機(jī)構(gòu)管理中，單位管理重心始終集中于“機(jī)構(gòu)自身經(jīng)濟(jì)效益”，對(duì)檔案管理工作的不重視現(xiàn)象較為嚴(yán)重，未能投入較多的管理和人力資源，導(dǎo)致管理工作難以有效化開展，單位機(jī)構(gòu)發(fā)展也因此受到了一定影響。此外，在新時(shí)期部分單位仍存在錯(cuò)誤的檔案管理，只是資料的整理、儲(chǔ)存，沒有真正認(rèn)識(shí)到檔案管理的價(jià)值，因此檔案管理工作人員職能發(fā)揮受到制約，管理成效也受到了一定影響。

2.2 事業(yè)單位檔案管理體系不完善

在檔案管理工作開展過程中，管理體系是否健全和完善，對(duì)管理工作質(zhì)量和效率的影響十分巨大。但由于目前事業(yè)單位在規(guī)?；ㄔO(shè)過程中，管理重心未能集中于“管理體系的構(gòu)建”，在進(jìn)行檔案管理時(shí)各項(xiàng)管理工作盲目化和隨意性極其嚴(yán)重，再加之體系的滯后性也導(dǎo)致職工難以積極主動(dòng)去進(jìn)行管理工作，事業(yè)單位的發(fā)展也由此受到了一定影響。此外，激勵(lì)制度的缺失也導(dǎo)致在管理時(shí)工作人員的主動(dòng)性大打折扣，工作人員職責(zé)范圍的不清晰和不明確，更是對(duì)管理工作的落實(shí)造成了十分不利的影響。

2.3 事業(yè)單位檔案管理作業(yè)人才缺失

作為從事事業(yè)單位檔案管理工作的執(zhí)行者，管理人員自身專業(yè)能力和綜合素養(yǎng)水平的高低，是影響管理工作質(zhì)量的根本因素。在新時(shí)期伴隨科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化水平也在不斷提高，管理人員在進(jìn)行檔案管理、儲(chǔ)存和分析時(shí)大多是借助現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)手段開展管理工作，可由于在進(jìn)行人員選拔時(shí)，部門機(jī)構(gòu)為滿足人員配置需求，不斷降低選拔標(biāo)準(zhǔn)，管理人員自身業(yè)務(wù)能力水平欠缺，在影響管理工作有效化落實(shí)的同時(shí)單位檔案信息化建設(shè)進(jìn)程也受到了一定影響。

3 新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新路徑

3.1 對(duì)管理理念進(jìn)行不斷創(chuàng)新，確保管理的高質(zhì)量實(shí)施

檔案管理理念對(duì)于檔案管理工作質(zhì)量和效率的影響十分巨大，目前單位領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)檔案管理的不重視是影響檔案價(jià)值發(fā)揮的重要因素。從某方面來講，為進(jìn)一步提升檔案管理工作效率，對(duì)管理理念進(jìn)行不斷創(chuàng)新是首要任務(wù)，新時(shí)期單位檔案領(lǐng)導(dǎo)者和管理工作人員，需在確保檔案資源安全性的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案管理工作范疇進(jìn)行不斷拓展，通過逐步提高檔案管理工作在機(jī)構(gòu)管理中的地位來提高對(duì)管理工作的重視度，以便于為后期管理工作的有序、有效開展創(chuàng)造良好條件。

3.2 對(duì)管理機(jī)制進(jìn)行不斷創(chuàng)新，全面提升管理人員水平

事業(yè)單位檔案管理工作在開展過程中，管理機(jī)制是否完善，管理要求是否科學(xué)合理，對(duì)機(jī)構(gòu)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)具有重要影響。在新時(shí)期“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)不斷發(fā)展和廣泛應(yīng)用的時(shí)代背景下，事業(yè)單位檔案安全管理也面臨著諸多非傳統(tǒng)安全因素的威脅，為確保檔案的安全性和保密性，事業(yè)單位需建立健全完善的檔案管理體系，通過結(jié)合事業(yè)單位實(shí)況對(duì)管理制度進(jìn)行不斷調(diào)整和優(yōu)化，以此對(duì)檔案管理工作人員管理行為進(jìn)行有效性約束，確保管理的實(shí)質(zhì)性，同時(shí)企業(yè)還要建立完善的激勵(lì)機(jī)制，通過合理設(shè)置檔案考核機(jī)制、工作目標(biāo)等，在全面提高檔案管理工作人員工作積極性的基礎(chǔ)上，全面提升檔案管理人員水平。

3.3 對(duì)管理模式進(jìn)行不斷創(chuàng)新，確保檔案資料的精準(zhǔn)化和有效性

在進(jìn)行檔案管理過程中，全面提高檔案資源的精準(zhǔn)化和有效性是檔案管理的主要目的，由于管理模式的落后性，導(dǎo)致各項(xiàng)管理工作的開展形式化較為嚴(yán)重，資料的精準(zhǔn)度也勢(shì)必受到了一定影響。為改善當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀，對(duì)管理模式進(jìn)行不斷創(chuàng)新是非常必要的，為此一方面事業(yè)單位需要完善網(wǎng)站管理服務(wù)功能，只有確保網(wǎng)站管理服務(wù)功能的完善度才能保證后期基層群眾檔案查詢工作的便捷化開展，事業(yè)單位需在確保管理收集、處理功能有效性的同時(shí)，保證不同部門能結(jié)合自身差異化需求獲取相關(guān)信息；另一方面事業(yè)單位還需要逐步構(gòu)建完善的電子文檔體系，即將原本的紙質(zhì)檔案內(nèi)容一一對(duì)應(yīng)進(jìn)行系統(tǒng)錄入，在實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源高效化管理的基礎(chǔ)上，保證檔案資源的安全性。此外，新時(shí)期事業(yè)單位還需要對(duì)檔案服務(wù)模式進(jìn)行不斷擴(kuò)展，對(duì)檔案資源編輯體系進(jìn)行不斷完善，通過大力擴(kuò)展檔案管理能力、豐富檔案服務(wù)功能、拓展信息管理服務(wù)方式、延伸檔案信息編輯工作、科學(xué)整理各項(xiàng)數(shù)據(jù)以及優(yōu)化檔案編輯流程，在保證資源管理工作順暢度的基礎(chǔ)上，全面提高資料編制的實(shí)效性。

3.4 加快檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理工作人員作為檔案管理工作的執(zhí)行者，自身專業(yè)水平和綜合能力的高低，是影響檔案管理工作質(zhì)量和效率的重要性因素，為全面改善當(dāng)前管理現(xiàn)狀，加快檔案管理專業(yè)性人才隊(duì)伍的構(gòu)建現(xiàn)已迫在眉睫。目前來看，在新時(shí)期事業(yè)單位需從根本上提高對(duì)檔案管理人才的選拔標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)應(yīng)聘者的專業(yè)能力、綜合素養(yǎng)和計(jì)算機(jī)操作水平進(jìn)行全面化考察，確保聘用者自身能力和素養(yǎng)達(dá)到聘用要求，在后期工作中，機(jī)構(gòu)還要對(duì)他們進(jìn)行定期或不定期的再教育、再培訓(xùn)，在不斷提高工作人員自身專業(yè)能力的同時(shí)，持續(xù)提升自身的專業(yè)能力和綜合素養(yǎng)。此外，要想充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性，事業(yè)單位還需從根本上完善人才福利待遇，以便于吸引更多優(yōu)秀的人才，穩(wěn)定事業(yè)單位現(xiàn)有檔案管理隊(duì)伍，為后期工作的規(guī)范化開展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3.5 加快檔案管理信息平臺(tái)的建設(shè)

現(xiàn)階段在信息化產(chǎn)業(yè)時(shí)代背景下，信息平臺(tái)的構(gòu)建在提高資源利用開發(fā)率以及管理工作落實(shí)中發(fā)揮了重要性作用，是現(xiàn)階段事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的重要戰(zhàn)略基礎(chǔ)。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，由于網(wǎng)絡(luò)的開放性，在各個(gè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中都有著大量信息資源，事業(yè)單位信息獲取渠道在不斷增加，為顯著提高檔案服務(wù)質(zhì)量，一方面事業(yè)單位需加快檔案信息化建設(shè)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一構(gòu)建，將業(yè)務(wù)情況、發(fā)展特征等納入考慮范圍，從而保證可以高效共享檔案數(shù)據(jù)；另一方面事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者還需從根本上提高信息化建設(shè)對(duì)檔案管理的促進(jìn)作用，通過加大設(shè)備資金，在完善基礎(chǔ)化信息建設(shè)的同時(shí)，降低檔案資料收集、儲(chǔ)存以及分類的難度，以此推動(dòng)機(jī)構(gòu)的可持續(xù)發(fā)展。

4 結(jié)語

總之，檔案管理作為事業(yè)單位管理工作的核心，在新時(shí)期發(fā)展中也提出了新的要求，但由于受某些主客觀因素的影響，當(dāng)下管理工作形式化現(xiàn)象仍十分嚴(yán)重。為確保檔案資源價(jià)值的最大化發(fā)揮，需要對(duì)管理理念、對(duì)管理機(jī)制、對(duì)管理模式進(jìn)行不斷創(chuàng)新，以及加快檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)和檔案管理信息化建設(shè)步伐。